Asset Management Software & digitales Asset-Management-System im Unternehmen

Was ist ein Asset Management System?

Ein Asset Management System (auch als Vermögensverwaltungssystem bezeichnet) ist ein Prozess, der von Unternehmen und Organisationen zur Überwachung und Verwaltung ihrer Vermögenswerte eingesetzt wird. Es besteht aus Werkzeugen, Techniken und manchmal auch Software, die dabei helfen, die Richtlinien und Ziele der Vermögensverwaltung zu erreichen.

Die Verwaltung von Vermögenswerten ermöglicht es Unternehmen, ihre Kapitalrendite zu maximieren und Verluste zu minimieren. Vermögenswerte sind Wertgegenstände, von denen ein Unternehmen oder eine Organisation profitiert. Durch die Verwaltung von Vermögenswerten im Rahmen eines betrieblichen Asset Managements sind die Beteiligten in der Lage, die Gesamtleistung und den Zustand ihrer Vermögenswerte zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie während ihrer gesamten Nutzungsdauer effizient genutzt werden.

Was sind die Ziele eines Asset Management Systems?

Die Ziele eines Vermögensverwaltungssystems variieren je nach Branche oder Art des Geschäfts, in dem ein Unternehmen tätig ist. Unabhängig von der Branche können sie jedoch durch sorgfältige und strategische Planung erreicht werden. Die Asset Management Bedeutung zeigt sich insbesondere darin, dass folgende allgemeine Ziele mit einem Asset Management System erreicht werden können:

• Identifizieren und eliminieren Sie verschwenderische Anlagen

  Asset Management hilft dabei, Verluste zu minimieren, indem verschwenderische Güter in der gesamten Lieferkette schnell identifiziert und beseitigt werden. "Verschwendung" bezieht sich auf Gegenstände, die aufgrund ihrer begrenzten Lebensdauer im Laufe der Zeit an Wert und Leistung verlieren. Ein Beispiel für verschwenderische Anlagen sind Computer, Maschinen, Fahrzeuge oder andere Anlagen, die für den Geschäftsbetrieb wichtig sind.

• Verbessern Sie die Auslastung Ihrer Anlagen

  Asset Management ermöglicht es Unternehmen, den Zustand ihrer Anlagen zu ermitteln. Diese wertvollen Einblicke helfen ihnen, Geschäftsentscheidungen zu treffen, die die Auslastung und Zuweisung von Vermögenswerten verbessern, was wiederum deren Lebensdauer verlängert und die Geschäftsprozesse beschleunigt.

• Maximierung der Kapitalrendite

  Wenn die beiden oben genannten Ziele erreicht werden, führt dies letztendlich zu einer Maximierung der Kapitalrendite. Unternehmen oder Organisationen können Kosten einsparen, die normalerweise für Reparaturen und Neuanschaffungen von Anlagen anfallen.

Andere Ziele, die mit der Vermögensverwaltung erreicht werden können, fallen unter die folgenden Kategorien:

• Politische Ziele - z.B. Verbesserung des Rufs der Organisation in der Gesellschaft durch Einhaltung von Standards und Vorschriften

• Soziale Ziele - z.B. Schutz von Menschen und Eigentum

• Technologische Ziele - z. B. die Ausstattung der Mitarbeiter mit geeigneter Technologie

• Umweltziele - z.B. Reduzierung des Energieverbrauchs
  
  Im Kontext von Asset Management auf Deutsch werden diese Ziele häufig als Teil eines ganzheitlichen strategischen Ansatzes verstanden.

Wie man einen strategischen Vermögensverwaltungsplan entwickelt

Ein strategischer Vermögensverwaltungsplan beschreibt die spezifischen Aktivitäten, Ressourcen und die Zeitplanung, die erforderlich sind, um die Ziele der Vermögensverwaltung des Unternehmens zu erreichen. Im Folgenden finden Sie die Schritte, die Ihnen helfen, Ihren eigenen strategischen Vermögensverwaltungsplan für Ihr Unternehmen zu entwickeln:

1. Sammeln Sie Informationen

   In diesem Schritt sollten alle Vermögenswerte, die sich im Besitz der Organisation befinden, erfasst werden. Dazu gehören Informationen wie die Gesamtzahl, der Standort, der Wert, das Anschaffungsdatum und der erwartete Lebenszyklus. Eine moderne Asset Management Software kann dabei helfen, diese Daten strukturiert zu erfassen und übersichtlich zu dokumentieren. Es ist auch wichtig, die Lebenszykluskosten für jeden Vermögenswert zu berechnen. Diese Informationen sind hilfreich, wenn Sie feststellen wollen, welche Vermögenswerte gepflegt oder entfernt werden müssen.

2. Legen Sie Service-Levels fest

   Durch die Festlegung von Service-Levels werden die von den Anlagen erbrachten Dienstleistungen anhand ihrer Sicherheit, Zuverlässigkeit, Qualität, Verfügbarkeit/Zugänglichkeit, Reaktionsfähigkeit, Kosten, Nachhaltigkeit und Umweltauswirkungen gemessen. Auf diese Weise können Organisationen den Wert jeder Anlage sowie die Betriebs-, Wartungs- und Erneuerungsaktivitäten bestimmen, die sie in gutem Zustand halten.

3. Legen Sie fest, wie Assets verwaltet und betrieben werden sollen Das Verständnis des Lebenszyklus eines Vermögenswerts und des Lebenszyklusmanagements ist ein Schlüsselprozess für einen Vermögensverwaltungsplan. Gerade im Bereich des IT Asset Managements ist dieser Prozess entscheidend, um Transparenz und Effizienz zu gewährleisten.
   
   Dieser Schritt fasst die geplanten Maßnahmen zusammen, die es den Vermögenswerten ermöglichen, das gewünschte Serviceniveau auf nachhaltige Weise zu erreichen. Die folgenden Unterabschnitte sollten im strategischen Vermögensverwaltungsplan festgelegt werden:

   • Hintergrundinformationen - liefert Informationen zu den Assets wie Alter, Größe, Kapazität, Leistung, aktueller Zustand und Wert.

   • Risikomanagementplan - Identifiziert die Risiken, die sich auf die Erbringung der Dienstleistung auswirken könnten, die Ziele, die von dem Risiko betroffen sind, den Prozess der Risikoidentifizierung, die Risikobewertung und die Pläne zur Risikominderung.

   • Betriebsplan - Bietet definierte Betriebsverfahren, um die geforderten Service-Levels zu erfüllen.

   • Wartungsplan für die Ausrüstung - Umreißt die festgelegten Wartungsstrategien und -methoden sowie Prognosen zu den geplanten Wartungskosten.

   • Veräußerungsplan - Identifiziert die Aktivitäten im Zusammenhang mit der Veräußerung stillgelegter Vermögenswerte. Er enthält auch Prognosen zum Cashflow der Einnahmen/Ausgaben aus der Veräußerung von Vermögenswerten.

4. Erstellen Sie eine Finanzstrategie

   Dieser Schritt fasst alle finanziellen Anforderungen der in den vorherigen Schritten erwähnten Aktivitäten zusammen. Eine Finanzstrategie sollte vergangene und zukünftige budgetierte Kapital- und Betriebsausgaben enthalten und Finanzierungsquellen bestimmen.

5. Erstellen Sie einen Verbesserungsplan

   Ein Verbesserungsplan sollte Verbesserungsinitiativen, Verantwortlichkeiten, Ressourcen und Zeitrahmen enthalten. Ein Verbesserungsplan kann dem Unternehmen dabei helfen, die Asset Management-Aktivitäten zu überwachen und zu kontrollieren, um sicherzustellen, dass gute Asset Management-Praktiken angewendet werden und der Gesamtprozess auf Kurs bleibt.

Was ist Asset Inventory Management?

Die Anlageninventarisierung ist eine Schlüsselkomponente eines Anlagenverwaltungssystems. Sie konzentriert sich auf den individuellen Zustand und die Leistung von Vermögenswerten, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Vermögenswerte richtig zuzuordnen und zu nutzen.

Als Teil des oben genannten strategischen Vermögensverwaltungsplans befasst sich die Vermögensverwaltung – insbesondere im Kontext eines digitalen Asset Managements – mit der Bestimmung der folgenden Punkte:

• Hintergrundinformationen – die Gesamtzahl des Vermögenswerts, das Datum, an dem er erworben wurde, die voraussichtliche Nutzungsdauer, die bisherige Leistung sowie der aktuelle Zustand und Wert des Vermögenswerts

• Wartungsplan für die Ausrüstung – die Wartungsstrategie für diese spezielle Anlage, die Vorgehensweise und die möglichen Kosten für die Wartung der Anlage

• Entsorgungsplan – wie Sie einen nicht mehr nutzbaren Vermögenswert entsorgen und wie viel die Entsorgung dieses Vermögenswerts kosten wird

Inventarverwaltung VS Asset Inventory Management

Sowohl die Inventarverwaltung als auch die Anlageninventarisierung verfolgen das Eigentum eines Unternehmens. Obwohl die beiden Verfahren sehr ähnlich sind, gibt es doch einige Unterschiede. Gerade beim Einsatz von IT Asset Management Software wird dieser Unterschied besonders deutlich.

Inventarverwaltung konzentriert sich auf die Nachverfolgung von Artikeln, die das Unternehmen verkauft oder verwendet, um Gewinn zu erzielen. Im Gegensatz dazu konzentriert sich die Bestandsverwaltung auf die Nachverfolgung von Geräten und Zubehör, die ein Unternehmen für den täglichen Betrieb verwendet. Das Inventar eines Lebensmittelgeschäfts sind beispielsweise die Produkte, die es verkauft, während sich die Anlagen auf Geräte wie Registrierkassen und Barcode-Scanner beziehen. In kreativen Branchen umfasst dies auch digitale Inhalte, die über ein Media Asset Management System organisiert werden.

Zur besseren Veranschaulichung der Unterschiede zwischen der Bestandsverwaltung und der Anlageninventarisierung finden Sie hier eine Tabelle, in der beide Prozesse miteinander verglichen werden. Gerade in der Medienbranche wird dabei häufig ein Digital Asset Management System eingesetzt, um digitale Inhalte effizient zu verwalten.

5 Tipps für die Durchführung einer Bestandsaufnahme

Die fünf wichtigsten Tipps für die Durchführung einer Bestandsaufnahme sind die folgenden:

1. Asset Tracking und Überwachung einrichten

Einer der wichtigsten Prozesse der Bestandsverwaltung ist die Nachverfolgung und Überwachung von Vermögenswerten. Hierbei kommen zunehmend digitale Tools wie DAM Systeme zum Einsatz, die eine zentrale Datenverwaltung und eindeutige Zuordnung ermöglichen. Die Überwachung der verschiedenen Vermögenswerte ermöglicht es Unternehmen, eine organisierte und vollständige Bestandsaufnahme durchzuführen. Überwachen und verfolgen Sie Assets, um sicherzustellen, dass Probleme mit Assets schneller entdeckt und behoben werden. Dies hilft auch zu verhindern, dass Assets früher als erwartet entsorgt werden.

Obwohl die meisten Unternehmen bereits über ein System zur Nachverfolgung von Vermögenswerten verfügen, machen einige den Fehler, eine Bestandsaufnahme der Vermögenswerte durchzuführen, ohne zuvor eine Nachverfolgung und Überwachung der Vermögenswerte einzurichten. Wenn Unternehmen nicht wissen, dass ein Vermögenswert existiert, können sie ihn nicht in die notwendigen Bestandsaufnahmen einbeziehen. Daher muss die Kennzeichnung von Vermögenswerten Vorrang haben.

2. Assets in Kategorien einteilen

Sobald ein System zur Nachverfolgung von Vermögenswerten eingerichtet wurde und das Unternehmen über eine vollständige Liste aller seiner Vermögenswerte verfügt, besteht der nächste Schritt darin, diese in Kategorien zu organisieren. Dies erleichtert nicht nur die Anlagenverwaltung im Allgemeinen, sondern hilft auch, den Umfang der Anlageninventur festzulegen. Anstatt eine vollständige Inventarisierung durchzuführen, können Unternehmen die Inventarisierung auch in Phasen durchführen. Die Anlageninventur in diesem Monat betrifft beispielsweise die Anlagen der Kategorie A, während die Anlageninventur im nächsten Monat die Anlagen der Kategorie B betrifft.

3. Legen Sie die letzten Details fest

Nachdem Sie die Vermögenswerte in Kategorien eingeteilt und entschieden haben, auf welche Kategorie Sie sich bei der Bestandsaufnahme konzentrieren möchten, können Sie das Datum und die Uhrzeit für die Bestandsaufnahme festlegen.

Weitere Details, die mit dem Management besprochen werden sollten, betreffen die Logistik. Bestimmte Arten von Vermögenswerten erfordern möglicherweise zusätzliche Vorbereitungen oder eine spezielle Ausrüstung (z. B. Fahrzeuge für den Transport der Vermögenswerte oder das für die Bestandsaufnahme zuständige Team zum Standort der Vermögenswerte). Eine Vermögensverwaltungssoftware kann hierbei helfen, Abläufe zu koordinieren und Standorte effizient zu erfassen.

4. Vermögenswerte und deren Status auflisten

Zwar gibt es in jedem Unternehmen unterschiedliche Arten von Vermögenswerten, aber eine allgemeine Regel, die bei der Beschreibung des Status von Vermögenswerten angewandt werden kann, sobald die physische Bestandsaufnahme abgeschlossen ist, ist die Angabe, ob der Vermögenswert nutzbar ist oder nicht. Im Rahmen eines digitalen Asset Managements lässt sich dieser Status oftmals automatisch erfassen und dokumentieren. Unternehmen können auch die folgenden Fragen hinzufügen, um den Zustand und die Leistung der Anlage weiter zu klären:

• Wenn der Vermögenswert nutzbar ist, wie lange dauert es, bis er unbrauchbar wird?

• Wenn der Vermögenswert nutzbar ist, was kann getan werden, um sicherzustellen, dass er nutzbar bleibt?

• Wenn der Vermögenswert nicht nutzbar ist, liegt das am Zeitablauf oder an mangelnder Wartung?

• Wenn der Vermögenswert nicht nutzbar ist, was kann getan werden, um ihn nutzbar zu machen?

• Wenn der Vermögenswert nicht mehr zu retten ist, welche Schritte müssen dann unternommen werden, um sicherzustellen, dass Vermögenswerte der gleichen Art nicht so enden?

5. Daten für die zukünftige Inventarisierung speichern

Nachdem Sie die Vermögenswerte und ihren Status aufgelistet haben, ist es wichtig, diese Daten an einem sicheren, vorzugsweise digitalen Ort zu speichern. Die Aufbewahrung von Bestandsverzeichnissen auf Papier in einem Aktenschrank kann zwar vorübergehend funktionieren, hat aber langfristig viele Nachteile. Mit einer digitalen Datenbank können Unternehmen problemlos auf frühere Anlageninventare zugreifen und diese als Vorlage für das nächste Inventar verwenden.

Die Technologie von heute für die digitale Vermögensverwaltung nutzen

In der Vermögensverwaltung gibt es so viel zu tun, dass der traditionelle manuelle Arbeitsablauf mühsam und ineffizient wird. Ein Unternehmen, das eine große Anzahl von Vermögenswerten besitzt, wird es sicherlich schwierig finden, seine Vermögenswerte zu überwachen und zu nutzen. Glücklicherweise leben wir im digitalen Zeitalter, in dem die meisten Geschäftsprozesse automatisiert werden können, um Unternehmen zu helfen, agil zu sein.

Checklisten zur Vermögensverwaltung

Im Rahmen der Asset Management Bedeutung spielen strukturierte Prozesse wie Checklisten eine zentrale Rolle. Checklisten waren schon immer ein großartiges Werkzeug, um Aufgaben zu organisieren und Dinge zu erledigen. Aber letztendlich können sie auch zur Erfassung genauer Daten verwendet werden. Digitale Checklisten werden von Unternehmen in verschiedenen Branchen in großem Umfang für verschiedene Zwecke wie Audits und Inspektionen eingesetzt. So können sie ganz einfach genaue Daten von Teams an verschiedenen Standorten erfassen – im Gegensatz zu Checklisten und Formularen auf Papier, die meistens einfach verloren gehen.

Digitale Checklisten können auch ein großartiges Werkzeug für die Vermögensverwaltung sein. Sie können die Vermögenswerte eines Unternehmens über mehrere Standorte hinweg protokollieren und überwachen. Hier ein Beispiel für zwei Checklisten, die die Vermögensverwaltung unterstützen können:

Anlagevermögen Audit Vorlage

Diese Vorlage für die Prüfung von Anlagegütern kann für die Erfassung und Registrierung von Anlagegütern verwendet werden. Mit dieser Vorlage können Unternehmen ihre Mitarbeiter bei der Erfassung detaillierter und genauer Anlageninformationen unterstützen.

Anlagevermögen Audit Vorlage

Allgemeine Inventar-Checkliste

Diese allgemeine Inventarisierungs-Checkliste kann verwendet werden, um verschiedene Arten von Vermögenswerten zu erfassen, die sich im Besitz einer Organisation befinden. Sie kann Informationen wie Zustand, Menge und Nettowert erfassen.