Méthode Kanban : comment améliorer la gestion de projets.

La méthode Kanban a été développée par David J. Anderson, un pionnier dans le domaine du Lean, comme une méthode de changement incrémentiel et évolutif des processus et des systèmes pour les organisations de travail du savoir.

Kanban donne aux membres de l’équipe une image claire de ce qui doit être accompli et à quel moment. Le fait que tout le monde soit sur la même longueur d’onde réduit le risque d’erreurs et de duplication des efforts. En outre, Kanban peut aider les équipes à identifier les goulets d’étranglement dans leur flux de travail et à prendre des mesures pour améliorer l’efficacité. En tant qu’outil de visualisation des processus, sa popularité n’est pas surprenante. En conséquence, cette méthode est devenue l’une des méthodes de gestion de projet les plus populaires ces dernières années.

Histoire du Kanban

Il s’agissait à l’origine d’un outil de planification pour le lean manufacturing, qui a vu le jour avec le système de production de Toyota (TPS). Toyota a commencé à appliquer la méthode de production« juste à temps » à sa production à la fin des années 1940. Un mécanisme de traction caractérise cette technique. Plutôt que de pousser la production, où les produits et services sont produits et poussés vers le marché, c’est la demande des consommateurs qui dirige la production.

Leur méthode de production distinctive a jeté les bases du lean manufacturing, également connue sous le nom de Lean. Son objectif principal est de minimiser les activités de gaspillage tout en maintenant l’efficacité. L’objectif principal est de créer plus de valeur pour le client sans augmenter les dépenses.

Scrum vs. Kanban : Quelle est la différence ?

Bien qu’il s’agisse de deux cadres, la distinction la plus importante entre Scrum et Kanban est que le modèle de livraison continue créé par les équipes Kanban libère la valeur dès qu’elle est prête, alors que Scrum organise les tâches en sprints. Toutefois, l’utilisation d’une approche ou de l’autre dépend de votre type de processus. L’approche Kanban est plus personnalisée que Scrum, qui s’appuie sur des normes prédéterminées. Une différence essentielle entre les deux réside dans leurs croyances fondamentales et leur mentalité.

Termes Kanban courants

À son niveau le plus élémentaire, Kanban est une méthode de travail qui contribue à l’optimisation du flux de valeur, de l’idée au client, par le biais de vos flux de valeur. Bien qu’il semble simple, Kanban est bien plus qu’une simple représentation visuelle de votre travail. Pour tirer le meilleur parti de cette approche, vous devez prêter une attention particulière aux détails et vous familiariser avec les termes et artefacts de base de Kanban.

Voici les principaux termes Kanban que vous devez connaître.

• Tableau Kanban – Le tableau est l’un des éléments essentiels de la méthode Kanban et sert de représentation visuelle de tous les éléments de travail. Il devrait y avoir trois colonnes : Demandé, En cours, et Terminé, représentant les étapes du processus.
• Carte Kanban – Les cartes  permettent de suivre les éléments de travail individuels à mesure qu’ils progressent sur un tableau. Elles comprennent des informations essentielles sur les tâches, telles qu’une description, une date d’échéance, la taille et les personnes à qui les confier.
• Colonnes – Elles divisent le tableau Kanban verticalement, chacune correspondant à une étape différente du processus. Il y a trois colonnes par défaut sur chaque tableau : Demandé, En cours, et Fait. Les trois étapes, quant à elles, peuvent être divisées en sous-colonnes plus petites en fonction de la complexité d’un processus de travail.
• Swimlanes – couloirs horizontaux qui divisent les tableaux. Grâce à eux, les équipes peuvent séparer visuellement les types de travail sur un même tableau et regrouper les activités similaires.
• Durée du cycle – La durée du cycle commence lorsqu’une nouvelle activité entre dans la phase « en cours » de votre flux de travail et que quelqu’un y travaille.
• Délai d’exécution – Mesure le temps nécessaire à la réalisation d’une mission (que quelqu’un y travaille ou non) jusqu’au jour où elle quitte le système.
• Débit – Le nombre de réalisations qui traversent (terminent) un système ou un processus dans une période donnée. Le débit est une mesure importante qui révèle la productivité de votre équipe sur une période donnée.
• Travail en cours (WIP) – La quantité de travail que vous avez fait jusqu’à présent mais que vous n’avez pas terminé.
• Limitation des travaux en cours – La limitation des travaux en cours permet d’éviter la surcharge et le changement de contexte en limitant le nombre de tâches simultanées.
• Classes de service – Politiques qui aident les équipes Agile à prioriser les éléments de travail et les projets.
• Cadences Kanban – Ces réunions récurrentes entraînent des changements évolutifs et une prestation de services « adaptée ».
• Logiciel Kanban – Système numérique qui permet d’appliquer les concepts et les méthodes à des équipes, des organisations et des tailles diverses.

Les 6 méthodes Kanban

Les six méthodes sont réparties entre deux principes kanban :

Principes de gestion du changement

Il s’agit d’améliorer continuellement les processus actuels tout en poursuivant des modifications évolutives. Dans cette section, nous allons examiner plus en détail les principes de gestion du changement de Kanban.

Méthode 1 : Concentrez-vous sur ce que vous faites en ce moment.

Kanban vous permet d’utiliser la méthode parallèlement aux flux de travail, aux systèmes et aux processus établis sans mettre en péril ce qui existe. Cette approche reconnaît que les procédures, les rôles, les obligations et les titres existants sont dignes d’intérêt et méritent généralement d’être préservés. Naturellement, il signalera les problèmes qui doivent être résolus et aidera à évaluer et à planifier les modifications afin qu’elles soient aussi peu perturbatrices que possible.

Méthode 2 : Accepter de travailler à de petits changements progressifs

L’objectif de l’approche est de minimiser la résistance. Elle utilise des mécanismes de collaboration et de retour d’information pour encourager les modifications continues, incrémentales mineures et évolutives du processus de production existant. Il y a généralement une réaction de peur ou d’incertitude lorsqu’il s’agit de changements radicaux.

Méthode 3 : Encourager les actions de leadership à tous les niveaux

Tous les niveaux de leadership sont formés et renforcés par les idées et les actions quotidiennes des gens. Chaque observation partagée développe un esprit d’amélioration continue (Kaizen) qui aide les équipes, les départements et les entreprises à atteindre leur potentiel maximal.

Principes de prestation de services

Kanban favorise un état d’esprit axé sur le service. Il vous demande d’avoir une connaissance approfondie des demandes de vos clients et de développer un réseau de services où les individus s’auto-organisent autour de leurs tâches.

Méthode 4 : se concentrer sur les besoins et les souhaits du client

La valeur pour le consommateur devrait être au centre des préoccupations de toute entreprise. La priorité absolue de toute entreprise devrait être de comprendre les demandes et les attentes de ses clients afin de fournir des services de qualité tout en réalisant des bénéfices.

Méthode 5 : Organiser le travail

Gérez le travail dans votre réseau de services pour permettre aux gens de s’auto-organiser autour du travail. Vous pouvez vous concentrer sur les résultats escomptés sans vous laisser distraire par la microgestion des prestataires de services.

Méthode 6 : revoir régulièrement le réseau de services

Une fois établie, une approche axée sur le service nécessite une réévaluation périodique afin d’encourager une mentalité de service à la clientèle. La méthode encourage l’amélioration des résultats en surveillant le réseau et en évaluant les règles de travail existantes.

Les 6 règles de Kanban

Pour que la méthode réussisse, chaque organisation doit suivre attentivement les six règles pratiques. Voici les six principes fondamentaux de Kanban.

Règle 1 : Visualisez le flux de travail

Les tableaux Kanban vous aident à visualiser le flux de travail de votre entreprise. Votre tableau doit refléter votre processus de travail actuel et vous permettre de suivre facilement vos progrès.

Règle 2 : Limitez les travaux en cours (TEC)

En limitant le travail en cours, les équipes peuvent se concentrer sur la tâche à accomplir et éviter le multitâche. En limitant le nombre de tâches sur lesquelles chaque membre de l’équipe peut travailler à un moment donné, votre équipe restera concentrée.

Règle 3 : Optimiser le flux de travail

La méthode vise à optimiser le flux de travail en éliminant les goulots d’étranglement et le gaspillage. L’identification et la résolution de ces problèmes peuvent contribuer au bon fonctionnement de votre flux de travail.

Règle 4 : Rendre les politiques de processus explicites

Kanban vous demande de rendre explicites toutes les politiques de processus. L’attribution des tâches, la hiérarchisation du travail et la prise de décision sont autant d’éléments qui entrent en jeu. Rendre ces politiques claires peut aider les membres de l’équipe à comprendre les attentes et à éviter toute confusion.

Règle 5 : Boucle de rétroaction

Kanban comprend une boucle de rétroaction pour aider les équipes à identifier et à résoudre rapidement les problèmes. Il permet de s’assurer que les problèmes sont traités rapidement et d’éviter les perturbations du flux de travail.

Règle 6 : Collaborez

Kanban est une approche collaborative, et les mises en œuvre réussies nécessitent l’adhésion de tous les membres de l’équipe. Travailler ensemble peut contribuer à assurer le succès dans votre organisation.

Avantages de Kanban

L’amélioration continue et la visibilité accrue du travail sont les principales raisons d’adopter le système Kanban. Parmi les avantages signalés par les personnes qui ont mis en œuvre le système Kanban, citons les suivants

Visibilité accrue du flux

Le concept de base de Kanban consiste à visualiser l’ensemble de ses tâches. En conséquence, le tableau Kanban devient un centre d’information central où tout le monde est sur la même longueur d’onde. Chaque emploi a son propre ensemble de fonctions, qui sont toujours visibles, de sorte qu’il n’y a aucun secret sur l’ensemble du processus. Tous les membres de l’équipe peuvent visualiser l’activité ou l’entreprise en temps réel.

Amélioration de la vitesse de livraison

Kanban permet aux chefs de projet de suivre et d’évaluer la répartition du travail de différentes manières. Les étapes, où les tâches ont passé le plus de temps, sont faciles à détecter grâce à une vue claire des éléments de travail réalisés pour une durée spécifique. Les goulets d’étranglement sont simples à identifier car les équipes peuvent s’attaquer à ces problèmes pour améliorer leur processus et, par conséquent, leur taux de livraison.

Alignement entre les objectifs commerciaux et l’exécution

La mise en œuvre de processus Kanban peut améliorer le travail d’équipe à tous les niveaux de l’organisation, notamment en favorisant la transparence, en encourageant le retour d’information et en organisant des réunions d’examen régulières. L’alignement entre le plan stratégique d’une entreprise et sa mise en œuvre lui permet d’être plus agile. Elle permet aux employés des équipes de s’adapter à l’évolution des demandes du marché ou des consommateurs.

Amélioration de la prévisibilité

Les mesures de flux vous aideront à analyser votre processus en profondeur une fois que vous aurez créé un tableau Kanban et commencé à y rassembler les éléments de travail. Il peut montrer combien de temps les tâches passent dans votre flux de travail (temps de cycle). Comprendre la constance de votre taux de livraison (débit) vous aidera à faire des prédictions et à prendre des décisions plus précises sur la base des données passées.

Une meilleure capacité à gérer l’échelle et les dépendances

La technique Kanban sous-jacente de visualisation est également appliquée à la cartographie et à la gestion des dépendances. Cartographier les relations actuelles et contrôler le flux entre elles est la première étape que vous pouvez faire dès maintenant. Le contrôle des dépendances vous permet de voir ce qui se passe dans un flux de travail et comment l’améliorer. Inversement, il permet une transparence totale en ce qui concerne la gestion stratégique et les liens entre les équipes.

Satisfaction accrue des clients

Basée sur le système de traction, la méthode Kanban implique que le travail est effectué au moment où il est nécessaire. En d’autres termes, la méthode vous incite à réduire le gaspillage en ne travaillant que sur les tâches qui sont actuellement nécessaires. En outre, en utilisant des méthodes de visualisation et en fixant des limites à la procédure, vous pouvez vous assurer que la conclusion répond aux besoins de vos clients.

Outils utilisés pour la gestion de projet

Le tableau et la carte sont deux outils Kanban couramment utilisés dans la gestion de projet. Nous allons les examiner plus en détail ci-dessous.

Tableau Kanban

Les tableaux montrent visuellement l’état d’avancement de vos tâches dans le cadre de votre flux de travail. Cet outil vous aide à rester maître de vos tâches et à suivre leur évolution. Les équipes peuvent utiliser les composants suivants pour gérer leurs flux de travail dans les tableaux Kanban.

• Carte
• Colonnes
• Swimlanes
• Limites de l’encours

Il existe deux types de tableaux Kanban : les tableaux physiques et les tableaux numériques.

Carte Kanban

Une carte Kanban est une carte physique ou virtuelle qui contient des informations sur une tâche, telles qu’un titre, une description, une date d’échéance et une personne responsable. Le terme dérive du terme japonais Kanban, une carte visuelle (kan) et une carte (ban). Il s’agit d’un élément essentiel de la méthode Kanban pour le suivi de l’avancement des activités, au même titre qu’un tableau Kanban.

Les cartes peuvent également être des cartes physiques ou des cartes numériques.