Qu’est-ce que la gestion des documents ?
La gestion des documents est une méthode de gestion de l’information depuis sa création jusqu’à son élimination, quel que soit son format, et elle implique des procédures de création, de maintenance, de réception et de suppression. En d’autres termes, la gestion des documents fait référence au traitement approprié des données, du début à la fin.
Qu’est-ce qui est considéré comme un “document” ?
Un document est une information conservée sur papier ou sur un support électronique comme preuve des transactions d’une organisation ou utilisée dans ces transactions. Les rapports finaux, les documents budgétaires, les bilans d’entreprise, les courriels faisant référence à une activité, les cartes de mission sur le terrain, etc. sont quelques exemples de documents.
Avantages de la gestion des documents
Parmi les avantages importants de la gestion des documents, citons :
Réduction des coûts de stockage
Même si votre entreprise dispose d’un grand nombre de documents, de courriels et de rapports d’activité, seule une fraction d’entre eux est essentielle. La meilleure façon de gérer ces dossiers est de ne conserver que les documents les plus précieux et de se débarrasser du reste. Le système permet d’optimiser l’espace de stockage des données et le stockage des informations.
Assurer la conformité réglementaire
Il existe de nombreuses réglementations qui régissent l’efficacité de la conservation des documents dans une organisation. La non-conformité peut entraîner des conséquences juridiques et des sanctions importantes. Vous pouvez facilement suivre les règles de conformité et éviter les amendes en ayant une bonne gestion des dossiers.
Protéger les informations vitales
Comme toute autre entreprise, chaque société possède des informations critiques qu’elle doit protéger et éviter de tomber entre de mauvaises mains. Vous ne pouvez pas sauvegarder et conserver l’intégrité de vos données vitales si vous ne pouvez pas les gérer correctement. La gestion des dossiers peut vous aider à organiser les informations et à vous protéger contre les risques de perte de données.
Récupérer les dossiers de façon efficace
Les enregistrements peuvent être déterminants lorsqu’ils sont conservés de manière appropriée. Lorsque vous utilisez un système de gestion des documents robuste pour stocker et récupérer des informations quand vous le souhaitez, vos dossiers gagnent en valeur. Un meilleur accès aux données améliore les capacités de prise de décision des entreprises.
Automatisation facile du flux de travail
Lorsque vos dossiers sont désorganisés, vous perdez du temps à stocker et à rechercher des données. Un système de gestion des documents peut rendre l’ensemble du processus plus rapide et plus automatisé.
Qu’est-ce que le système de gestion des documents électroniques et quels sont ses avantages ?
La gestion des documents électroniques (ERM) est l’administration des fichiers et des documents enregistrés au format numérique. Il garantit qu’une entreprise a accès aux documents appropriés au moment où elle en a besoin. En automatisant les processus, le stockage numérique des documents peut accroître l’efficacité.
Un système ERM présente de nombreux avantages, notamment :
- Les logiciels ERM vous permettent d’identifier, de classer, de stocker et de retrouver rapidement vos documents. Le logiciel peut également capturer automatiquement les métadonnées des documents, ce qui rend le processus plus simple et plus rapide.
- Avec les dossiers électroniques, vous pouvez trouver les bonnes informations quand vous en avez besoin. Plutôt que de chercher dans des dossiers physiques, vous pouvez trouver les informations dont vous avez besoin en ligne. Tout est stocké électroniquement.
- Les données stockées électroniquement permettent d’accéder facilement aux informations passées. Il permet de comprendre facilement les décisions passées et de prendre de nouvelles décisions sur la base de celles-ci.
- L’utilisation de systèmes ERM vous permet de vous conformer facilement aux réglementations. Le stockage et l’élimination automatisés des documents vous aideront à prouver votre conformité et à assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
Types d’enregistrements
Il existe plusieurs classifications différentes basées sur les services fournis par chaque enregistrement. Voici quelques-uns des types les plus fréquents :
Documents physiques – Il s’agit de représentations physiques de données stockées sur divers supports, tels que des notes et des papiers, et ces documents occupent un espace réel.
Enregistrements électroniques – Un enregistrement électronique est un document créé et conservé à l’aide de la technologie. Il peut être sauvegardé numériquement et ne nécessite pas beaucoup d’espace physique.
Documents d’entreprise – Il s’agit des documents qui concernent les activités d’une entreprise. Les papiers d’entreprise comprennent les contrats, les accords, les registres de paie, etc.
Dossiers sectoriels – Ces dossiers concernent le fonctionnement d’un secteur particulier. Les dossiers de l’industrie médicale, par exemple, comprennent des documents et du matériel de recherche concernant l’ensemble de l’industrie.
Registres de détention légale – Le maintien de ces exigences est une obligation légale. Les documents à valeur légale sont ceux dans lesquels les règles concernant les normes de conformité (comme ISO 15489) sont considérées comme des obligations légales.
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Les composantes de la gestion des documents
La gestion des documents comporte plusieurs éléments, dont les suivants :
Politiques et procédures
La première étape d’un système de gestion des documents est d’en établir les limites. Vous aurez besoin de règles pour définir les niveaux d’autorité et les responsabilités aux différentes phases du processus. Il est également essentiel de fournir des instructions détaillées pour la mise en œuvre des politiques.
Calendrier de conservation des documents
Certains documents ont de longues périodes de conservation, tandis que d’autres ont une courte durée de vie. La durée minimale pendant laquelle un document doit rester dans une organisation est indiquée par ce calendrier.
Système de classement des dossiers
La tenue à jour et le classement des documents doivent faire partie d’un plan. Les documents peuvent être stockés sous forme numérique ou physique, on parle alors de documents numériques ou physiques. Il indique également l’importance de l’enregistrement.
Formation et audit
La tenue de registres n’est pas la responsabilité d’une seule personne. Pour faire ce travail, vous aurez besoin d’une équipe de personnes compétentes. Pour garantir leur efficacité, vous devez les enseigner régulièrement et effectuer des audits de routine pour vérifier qu’ils fonctionnent correctement.
Les étapes du cycle de vie des documents
Le cycle de vie des documents est le parcours que suivent les documents depuis leur création jusqu’à leur élimination. L’utilisation d’un système permet de s’assurer que les documents sont récupérables, protégés et peuvent être éliminés selon les besoins. Les étapes du cycle de vie jouent des rôles distincts mais essentiels ; si une étape n’atteint pas ses objectifs, c’est tout le processus qui s’effondre.
