Publication 10 Oct 2022
Qu'est-ce qu'un reporting opérationnel ?
Un reporting opérationnel, également appelé rapport tactique, est un compte rendu détaillé des opérations quotidiennes d'une organisation. Il s'agit essentiellement des dépenses de l'entreprise et des registres de productivité, de la comptabilité et, surtout, d'une évaluation approfondie des processus. La mise en place d'un reporting opérationnel efficace aide une organisation à résoudre les problèmes sous-jacents et à fournir immédiatement des informations exploitables.
Modèle de reporting opérationnel
Ce modèle de reporting opérationnel peut être utilisé par les propriétaires et les gestionnaires de magasins de détail pour effectuer des contrôles et des audits quotidiens de leurs magasins physiques. Il couvre la sécurité physique, la gestion des risques, les contrôles de conformité aux politiques, l'entretien ménager et les contrôles d'inventaire. Ce modèle peut être adapté aux besoins et aux spécifications de votre entreprise.
Cet article couvre :
- 3 principaux avantages de la tenue d’un reporting opérationnel ;
- 5 façons de rendre les reporting opérationnels plus efficaces ;
- Un outil numérique pour aider les superviseurs à rationaliser le processus de reporting opérationnel, et
- Des modèles de reporting opérationnels que les entreprises peuvent télécharger et personnaliser en fonction de leurs besoins.
3 principaux avantages de la tenue d’un reporting opérationnel
L’un des avantages de la mise en œuvre d’un système de reporting opérationnels est qu’il permet aux équipes d’analyser facilement les données et de prendre plus efficacement des décisions en temps réel. Les entreprises qui ont des composantes diverses, telles que les sociétés d’expédition, les entreprises industrielles, les commerces en contact avec la clientèle et les détaillants, peuvent maximiser l’utilisation d’un reporting d’opération comme outil de rapport stratégique pour surveiller les améliorations des opérations quotidiennes. Plus encore, cet outil peut aider les parties prenantes et les dirigeants à :
- Obtenir une vue d’ensemble de haut niveau de l’organisation ;
- Créer des plans stratégiques et à long terme ;
- Obtenir des données granulaires pour la prise de décision à court terme ou quotidienne;
- Identifier les risques et les opportunités potentiels ; et
- Recommander des informations opportunes et exploitables.
5 façons de rendre les reporting opérationnels plus efficaces
La création d’un reporting opérationnel peut être une tâche facile à réaliser, mais elle peut souvent perdre sa raison d’être si elle n’est pas effectuée correctement. Voici 5 façons de rendre les reporting opérationnels plus efficaces.
Commencez avec un objectif en tête
Les dirigeants et les superviseurs doivent comprendre les objectifs qu’ils veulent atteindre à la fin de la période de référence. Ils doivent déjà avoir un élément qu’ils veulent rechercher ou découvrir lors de leurs contrôles ou évaluations. Il convient également de déterminer les bons indicateurs clés de performance (ICP) qui, par la suite, permettront de tirer un bon bilan des données recueillies. Par exemple, dans une entreprise industrielle, les superviseurs peuvent se concentrer sur un certain élément, comme l’identification de l’état des différents types de machines.
Déterminer qui fait quoi et quand
La création d’un calendrier pour les rapports tactiques aidera l’organisation à déléguer des personnes clés compétentes à certaines responsabilités qui seront évaluées à intervalles quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. En outre, cela améliorera la dynamique d’équipe et la communication.
Utiliser un outil numérique
Les reporting opérationnels sur papier peuvent prendre beaucoup de temps et être moins productifs. Outre la perte éventuelle de données, la production du rapport et sa communication aux personnes clés nécessitent un double travail. L’utilisation d’outils numériques permet d’éviter les problèmes courants qu’un système basé sur le papier a entraîné dans tous les secteurs. De plus, avec une fonction analytique, la facilité de production de rapports et de communication aiderait massivement les entreprises à avoir une vision plus claire des performances, afin que les objectifs soient atteints plus efficacement.
Se concentrer sur les questions et les problèmes
Puisqu’il y a plusieurs entreprises avec des opérations différentes, les questions et les problèmes importants devraient être les premiers à être abordés et traités. Cela ne signifie pas que vous ne devez pas reconnaître les succès. Cela signifie que votre rapport doit principalement aborder les risques ou problèmes nouveaux, existants et récurrents qui doivent être traités et atténués différemment.
Fournir des recommandations
Après avoir rassemblé toutes les informations nécessaires, vous devez donner un aperçu général des différentes fonctions de l’opération. Indiquez clairement ce qui fonctionne ou non et vos recommandations. N’oubliez pas d’informer les principaux responsables afin que des mesures immédiates puissent être prises.
Qu’est-ce qu’SafetyCulture (iAuditor) et pourquoi devrais-je l’utiliser pour le reporting opérationnel ?
Oubliez les soucis liés à l’utilisation d’un stylo et de papier lors de la création de reporting opérationnels. Passez moins de temps à identifier les risques et les problèmes dans les opérations quotidiennes et passez plus de temps à fournir des solutions. Passez au numérique en téléchargeant des modèles de reporting opérationnels pour faciliter la transmission des rapports et la tenue des dossiers. Avec SafetyCulture (anciennement iAuditor)les personnes clés peuvent :
- effectuer des contrôles quotidiens à l’aide d’un appareil mobile ou d’une tablette, à tout moment et en tout lieu ;
- faire des photos, annoter et ajouter des notes sur les risques et problèmes potentiels des opérations ;
- assigner des actions correctives aux membres appropriés de l’équipe de l’organisation ;
- générer des rapports complets au fur et à mesure qu’ils complètent les rapports opérationnels ;
- partager instantanément les rapports complétés avec les propriétaires de l’entreprise ou tout autre membre de l’organisation ;
- conserver tous les reporting opérationnels en toute sécurité dans le Cloud.
Liste de contrôle en ligne
Modèle de reporting opérationnel sur l'alimentation et l'hôtellerie
Ce modèle numérique est basé sur le guide de reporting opérationnel de Buttermilk Sky qu'ils utilisent lors de leurs inspections et contrôles réguliers des magasins. Il est personnalisable en fonction des besoins de votre entreprise.
Protocole de reporting opérationnel pour la construction
Cette liste de contrôle de l'état de préparation opérationnelle pour les projets de construction de petite et moyenne envergure peut être utilisée par les chefs de projet pour évaluer l'état de préparation d'une installation avant son démarrage ou sa remise en service. Grâce à cette liste de contrôle numérique personnalisable de l'état de préparation opérationnelle, les responsables peuvent facilement saisir les informations essentielles et informer les personnes clés de tout problème identifié dans une installation.
