Qu’est-ce qu’un rapport CAPA ?
Un rapport CAPA (actions correctives et préventives) est un outil utilisé pour identifier, traiter et prévenir les non-conformités réglementaires et organisationnelles. Les agents de conformité enregistrent les détails d’un problème ou d’un incident sur un formulaire de rapport CAPA, qui comprend principalement un résumé de l’événement, la date de l’incident, les éléments et les personnes impliqués, les actions correctives prises et les actions préventives établies pour éviter que cela ne se reproduise.
Exemples de rapports
Voici un exemple de scénario de réponse d’un rapport CAPA à un incident :
Exemple d’incident :
Un ouvrier d’usine est blessé suite à l’utilisation incorrecte d’une machine industrielle.
Action corrective – il s’agit de l’action entreprise pour résoudre immédiatement le problème existant.
Le travailleur reçoit les premiers soins et est emmené à l’hôpital le plus proche pour un traitement complémentaire.
Action préventive – il s’agit de l’action entreprise pour éviter que le même problème ne se reproduise.
Les travailleurs sont formés à l’utilisation correcte des machines industrielles afin d’éviter les accidents et les blessures récurrents.
Quand rédiger un rapport
Un rapport CAPA est flexible et peut être utilisé pour différents types de problèmes et d’incidents. Cependant, tous les événements ne justifient pas un rapport CAPA. Les équipes qualité doivent utiliser des techniques de gestion des risques pour déterminer la gravité d’un incident et décider si un rapport CAPA est nécessaire.
Voici quelques situations dans lesquelles un rapport CAPA est bénéfique :
- Si le problème est grave/urgent
Les problèmes ou les événements qui ont des effets négatifs à long terme sur les entreprises, les travailleurs et/ou les clients peuvent être classés comme graves ou urgents. Les exemples incluent le risque de blessure grave, le risque de perte financière importante et la non-conformité aux normes réglementaires et organisationnelles. - Si le problème est récurrent
Un problème récurrent ne peut souvent pas être résolu par des solutions rapides. Une enquête doit être menée pour trouver sa cause profonde afin que le rapport CAPA puisse fournir une solution permanente. Un exemple serait les plaintes constantes des clients concernant la fonctionnalité du clavier d’un ordinateur portable. - Si le problème est systémique
Dans certains cas, un problème récurrent existe en raison d’un système inhérent ou d’un défaut de conception plutôt que d’une erreur isolée. Il est essentiel de comprendre la cause profonde avant de rédiger un rapport CAPA pour traiter correctement le problème. Par exemple, si toutes les unités d’un modèle de smartphone étaient rappelées parce que ses batteries explosaient constamment.
Avantages
Un rapport CAPA efficace peut aider une organisation à fonctionner efficacement et à minimiser le risque d’erreurs, d’accidents et de non-conformité aux normes réglementaires et organisationnelles.
Voici quelques-uns des avantages d’un bon rapport CAPA :
1. Encourage l’amélioration continue
La connaissance des rapports CAPA aide les organisations à analyser leurs processus et leurs systèmes de manière critique afin de maximiser leur efficacité.
2. Assurer le respect des procédures opérationnelles standard et de la législation
L’une des principales fonctions d’un rapport CAPA est de garantir qu’une organisation se conforme aux normes réglementaires et aux normes de l’entreprise. Il aide les organisations à mettre en œuvre des protocoles conçus pour répondre aux exigences de conformité et de normes.
3. Réduit le risque d’erreurs
Les erreurs sont souvent dues à un manque de formation, de connaissances ou de processus efficaces. Les rapports CAPA fournissent des solutions proactives pour anticiper les erreurs et réduire leur risque de récurrence.
4. Fournit un cadre pour la résolution de problèmes
Les rapports CAPA fournissent un système unifié pour aborder les incidents et les risques anticipés. Elle garantit que des actions correctives et préventives sont prises pour éliminer complètement le problème.
5. Documente les plans d’action
Les rapports CAPA aident une organisation à constituer une base de données des actions correctives et préventives contre les problèmes courants et anticipés. La documentation des plans d’action, en plus d’aider à prévenir des problèmes similaires à l’avenir, contribue également à la responsabilisation des employés.
Comment rédiger un rapport CAPA ?
Les rapports CAPA peuvent être rédigés pour une variété de problèmes et d’incidents. Les formulaires CAPA papier peuvent s’empiler et poser des problèmes de compilation et de stockage. SafetyCulture (anciennement iAuditor) est une application mobile puissante qui peut vous aider à rédiger, personnaliser et compiler vos rapports CAPA :
- Sans papier
Générez et distribuez des rapports CAPA depuis votre appareil mobile ! - Preuve par la photo
Prenez des preuves photographiques de la non-conformité aux normes organisationnelles et réglementaires ! - Analytique
Utilisez des analyses puissantes pour identifier les problèmes courants et les résoudre ! - Actions
Attribuez des actions à des membres spécifiques de l’équipe et définissez la priorité et la date d’échéance ! - Stockage illimité
Enregistrez les rapports CAPA en ligne et conservez-les en toute sécurité dans le cloud !
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