Qu’est-ce qu’un modèle de registre des risques ?
Un registre des risques est une compilation des risques potentiels identifiés avant, pendant et après le lancement d’un nouveau projet. Cet outil, également connu sous le nom de modèle de registre des risques, est utilisé par les gestionnaires de risques et les chefs de projet pour répertorier et reconnaître les problèmes émergents, gérer les risques et mettre en œuvre des solutions pour atténuer les éventuels revers au cours des projets.
L’objectif général d’un registre des risques est d’enregistrer, d’analyser et de réduire les risques en les suivant et en les contrôlant efficacement. C’est aussi un document qui sert de base de données de tous les risques identifiés dans un projet et qui en assure l’accessibilité en les plaçant dans un endroit sûr.
Dans le cadre d’une gestion des risques et d’une gestion de projet réussies, ce processus permet d’identifier de manière proactive les risques potentiels et de les atténuer avant qu’ils ne se produisent, d’établir des plans d’urgence s’ils se produisent et de déterminer la meilleure marche à suivre pour y remédier.
Registre des risques et gestion des risques
Le registre des risques fait partie de la gestion des risques et comprend une liste des risques, leur description, leur analyse et les plans d’atténuation. Outre le registre des risques, la gestion des risques comprend également l’évaluation des risques, la communication des risques et la gouvernance des risques. Une autre différence entre le registre des risques et la gestion des risques est que le premier se concentre spécifiquement sur l’enregistrement des risques identifiés et le niveau d’impact qu’ils peuvent avoir, tandis que la seconde traite de l’ensemble du plan de gestion des risques du début à la fin.
Pourquoi est-ce important ?
L’utilisation d’un registre des risques affecte le résultat du processus de gestion des risques en mettant en évidence les risques cruciaux et en incluant spécifiquement des mesures d’atténuation pour faire face à ces risques. En outre, cela permet de reconnaître les problèmes éventuels qui pourraient réapparaître à l’avenir ou dans d’autres projets. Un registre des risques offre également les avantages suivants :
- Repérer de manière proactive les risques éventuels auxquels le projet ou l’entreprise est confronté, comprendre leur nature et en souligner la portée.
- Identifier l’impact, la probabilité et la gravité des risques mentionnés et comment ils affecteraient votre projet.
- Reconnaître la capacité de contrôler et de réduire les risques.
- Créer des actions et des plans d’atténuation et d’urgence pour réduire les risques.
- Suivre et contrôler l’état des risques et mettre en évidence ceux qui doivent être considérés comme prioritaires.
- Facilitez le processus de révision en incluant des détails importants tels que la personne responsable de la surveillance du risque, autrement dit la propriété du risque.
- Aide à prévenir les retards de projet et à réduire la probabilité de délais opérationnels.
Que faut-il inclure ?
Les registres des risques et leurs éléments varient en fonction du secteur et des risques associés à un projet spécifique. Les éléments suivants sont toutefois ceux qui sont généralement inclus dans la création d’un registre des risques :
ID du risque
L’ID du risque est le nom ou le numéro associé au risque spécifique et est généralement placé au début de chaque entrée du registre des risques. Assurez-vous que l’identifiant du risque est facilement identifiable pour faciliter le processus de suivi et pour que les membres de l’équipe puissent trouver rapidement les risques identifiés.
Description du risque
La description du risque est une explication brève mais précise de la portée du risque et de la raison pour laquelle il s’agit d’un problème potentiel. Il doit offrir une vue d’ensemble de haut niveau et décrire les points clés du risque.
Catégorie de risque
Divers facteurs peuvent avoir un impact sur un projet, tels que le budget, le calendrier, la technologie et d’autres éléments externes. Les spécifications du projet doivent également être prises en compte et une évaluation plus approfondie peut être nécessaire pour identifier chaque catégorie de risque unique.
Probabilité du risque
Comme son nom l’indique, la probabilité du risque est la probabilité que le risque se produise et utilise généralement une variation de peu probable, probable et très probable. Il aide à identifier les risques à traiter et à les classer par ordre de priorité en fonction de leur probabilité.
Analyse des risques
L’analyse des risques consiste à évaluer l’impact potentiel et la gravité du risque sur le projet ou l’entreprise. Bien que la méthode exacte d’analyse des risques soit différente pour chaque projet ou organisation, le résultat (appelé gravité du risque) est généralement classé dans l’une des catégories suivantes : très faible, faible, moyen, élevé ou très élevé.
Atténuation des risques
L’un des éléments les plus importants du registre des risques, l’atténuation des risques est parfois appelée plan de réponse aux risques ou action d’atténuation. Cet élément identifie les plans d’atténuation possibles pour aider à faire face au risque, à l’empêcher de se produire ou à réduire l’impact qu’il peut avoir. Le plan doit être complet et inclure une solution étape par étape sur la façon de minimiser le risque, d’identifier le résultat souhaité et de décrire comment il affectera l’impact et la probabilité du risque.
Priorité des risques
La priorité des risques est déterminée en attribuant une valeur à chaque risque ou en l’établissant sur la base des éléments combinés de la vraisemblance du risque (probabilité) et de l’analyse du risque (impact potentiel). Plus la probabilité et l’impact potentiel sont élevés, plus la priorité doit être accordée à un risque.
Propriété du risque
La propriété du risque identifie le membre de l’équipe qui est responsable du risque spécifique. Cela garantit que tous les risques identifiés seront contrôlés et supervisés en conséquence.
Statut de risque
Le statut du risque permet de communiquer si le risque a été atténué avec succès ou s’il est en cours de traitement. Les projets utilisent généralement les options de statut suivantes : ouvert, en cours ou fermé.
D’autres éléments qui sont parfois inclus dans le registre des risques sont la date de clôture ou la date spécifique à laquelle le risque a été clôturé et la dernière mise à jour, qui identifie la date à laquelle l’entrée a été mise à jour pour la dernière fois et qui est utile pour garantir que les plans d’atténuation sont exécutés en permanence.
Comment utiliser un registre des risques : un guide étape par étape
Une fois que vous avez identifié les éléments à inclure, vous pouvez passer à la création du registre des risques proprement dit. Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape sur la manière de déterminer les risques et de les analyser :
Étape 1 : Identifier les risques potentiels
La première étape consiste à identifier et à enregistrer tous les risques potentiels qui pourraient faire dérailler ou mettre à mal votre projet. Certains risques peuvent ne pas être apparents au début, mais le fait de reconnaître et de répertorier autant de risques que possible peut aider à les traiter de manière proactive. Si le nombre de risques peut augmenter au fur et à mesure que le projet progresse, il sera également avantageux de les atténuer le plus tôt possible.
Étape 2 : Analyser, prioriser et assigner
Cette étape permettra d’identifier, parmi les risques énumérés, ceux qui doivent être classés par ordre de priorité en fonction de leur gravité, de leur impact, de leur probabilité et d’autres catégories susceptibles d’affecter le projet. Le résultat de cette étape variera en fonction des facteurs reconnus, de la valeur associée à chaque catégorie, ainsi que de leur niveau d’importance pour le projet.
Notez que, puisque l’analyse diffère d’un projet à l’autre, il est essentiel de déterminer la méthode qui fonctionnerait le mieux et donnerait un résultat précis pour réussir à atténuer les risques.
Il peut également être utile pour vous de commencer à attribuer les risques aux membres de l’équipe qui seront les propriétaires du risque (c’est-à-dire qu’ils seront chargés de superviser un risque spécifique).
Étape 3 : Élaboration de plans d’atténuation
Dans la troisième étape, un plan d’intervention est élaboré pour chaque risque répertorié. Le plan d’intervention explique en détail comment réduire la probabilité que le risque se produise ou comment minimiser son impact sur le projet. Un plan d’intervention entièrement développé utilise l’un des quatre types de stratégies d’atténuation des risques:
Acceptation des risques
L’acceptation du risque est utilisée lorsqu’un risque est manifestement inévitable et qu’il serait plus compliqué d’essayer de le prévenir. Les entreprises accepteront le risque pour autant qu’il ait une probabilité moindre et qu’il ne soit pas vraiment préjudiciable au développement du projet.
Évitement des risques
L’évitement du risque est l’action qui empêche toute exposition au risque spécifique. Il convient de noter que, contrairement à l’acceptation du risque, cette réponse d’atténuation du risque a généralement un coût élevé, car elle interrompt ou modifie complètement des actions ou des tâches spécifiques.
Limitation des risques
La limitation du risque vise à trouver d’autres stratégies pour atténuer le risque s’il ne peut être complètement évité. Le contrôle de ces risques implique généralement une modification du budget, des changements dans la programmation ou l’utilisation de sauvegardes secondaires pour les éléments identifiés comme étant à risque, et la mise en œuvre des changements sans causer trop de perturbations.
Transfert de risques
Les entreprises ont recours au transfert de risques lorsque le risque identifié ne fait pas partie de leurs compétences distinctives et qu’il est mieux géré par des tiers experts dans cette tâche spécifique. Cela réduit le risque de mauvaise utilisation des ressources et permet à l’entreprise de se concentrer sur les tâches qui relèvent davantage de leur domaine de compétence.
Étape 4 : Suivi, ajustement et mise à jour
Dans la dernière étape, vous devrez surveiller les risques tout au long du projet. Il est préférable de mettre à jour le registre des risques après chaque changement afin qu’il reste précis et plus facile à suivre.
Cela pourrait également être une excellente occasion d’identifier les réponses aux risques qui ont le mieux fonctionné, de reconnaître les problèmes qui pourraient réapparaître à l’avenir, et d’apprendre comment atténuer les risques et minimiser leur impact.
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