Modèles de bons de commande

Passez des commandes efficacement à l'aide de modèles et de formulaires numériques.

modèle de bon de commande à la une

Published 9 Août 2022

Qu'est-ce qu'un modèle de bon de commande ?

Un modèle de bon de commande est un document que les entreprises, les responsables des achats et, essentiellement, les autres acheteurs utilisent lorsqu'ils lancent un achat auprès d'un tiers. Il décrit en détail les spécifications des produits et indique clairement les conditions et les termes de la commande. Il sert également d'accord contractuel entre les acheteurs et les vendeurs, et permet de s'assurer qu'un accord clair est conclu entre les deux parties.

Cet article abordera les points suivants :

Modèle de bon de commande et formulaire de commande

Un modèle de bon de commande peut être considéré comme un type de formulaire de commande. Il est spécifiquement créé lorsqu’une entreprise est en train de se procurer un ensemble d’articles, alors qu’un bon de commande est très général et peut être utilisé de diverses autres manières, comme les commandes de matériaux de construction ou les commandes de réparation/maintenance dans les installations.

Une autre différence distinctive entre les deux est que les modèles de bons de commande sont généralement créés par l’acheteur et envoyés au vendeur pour approbation, alors que les formulaires de commande sont initialement remplis par le vendeur, puis par l’acheteur uniquement en fonction des informations déjà spécifiées dans le document.

Pourquoi en avez-vous besoin ?

Un modèle de bons de commande est un document commercial largement utilisé qui facilite le suivi des transactions dans divers secteurs, notamment lors de l’achat d’un grand nombre d’articles. Il permet de définir les attentes entre les acheteurs et les vendeurs, et aide à gérer l’ensemble du processus d’approvisionnement. Bien que cela puisse varier en fonction de l’objectif du projet ou de l’entreprise, il existe quelques autres raisons pour lesquelles il est important d’intégrer systématiquement l’utilisation d’un modèle de bon de commande dans vos stratégies commerciales :

  • Rationalisation du processus – L’utilisation d’un modèle de bon de commande favorise l’efficacité du processus d’approvisionnement. À ce stade précoce du processus, les acheteurs et les vendeurs peuvent déjà repérer toute incohérence ou divergence et y remédier avant de passer à la phase suivante. Il permet également d’éviter les retards dans la passation des marchés et de s’assurer que tout se déroule comme prévu.
  • Protection des acheteurs et des vendeurs – L’un des principaux objectifs de l’utilisation de modèles de bons de commande est de protéger l’acheteur et le vendeur contre tout méfait de l’autre partie. Une fois que le vendeur a approuvé le bon de commande, celui-ci devient un document juridiquement contraignant qui couvre les deux parties et permet de s’assurer qu’elles adhéreront aux conditions déclarées pour remplir l’accord fixé.
  • Permet une documentation appropriée – Il est important d’avoir une trace de chaque transaction effectuée par une entreprise, surtout si elle est effectuée avec une partie externe. Les modèles de bons de commande peuvent être utilisés comme une documentation précise et détaillée des transactions d’achat.

Ce qu’il faut inclure

Les éléments d’un modèle de bon de commande peuvent varier en fonction des spécifications de l’entreprise et peuvent être modifiés selon les besoins du projet particulier. Vous trouverez ci-dessous les éléments qui sont généralement inclus dans un bon de commande de base :

  • Acheteur
  • Logo de l’entreprise
  • Vendeur
  • Contact
  • Numéro du bon de commande
  • Informations sur la commande/description de l’article
  • Quantité
  • Adresse de livraison
  • Mode et conditions d’expédition
  • Date d’expédition
  • Adresse de facturation
  • Signature
  • Date de la commande
  • Total

Comment créer un modèle de bon de commande en utilisant iAuditor

La création d’un modèle de bon de commande pour chaque transaction peut prendre beaucoup de temps et donner lieu à des erreurs. L’utilisation d’enregistrements sur papier peut aussi, à terme, poser des problèmes qui, autrement, pourraient être facilement évités. iAuditor de SafetyCulture est un puissant outil d’audit numérique que les entreprises et les acheteurs peuvent utiliser lorsqu’ils initient un achat. Faites un bon de commande en utilisant l’un de nos modèles de bon de commande existants, ou créez et personnalisez le vôtre, puis suivez les étapes ci-dessous :

  1. En-tête – Spécifiez les informations relatives à votre entreprise, telles que le nom de l’entreprise, le logo, l’adresse et d’autres détails clés.
  2. Informations sur le vendeur – Incluez les informations sur le vendeur dans cette partie et indiquez le nom de la société du vendeur, ses coordonnées et d’autres détails importants.
  3. Détails d’expédition – Fournissez les spécifications d’expédition du destinataire telles que l’adresse, la méthode d’expédition et d’autres informations supplémentaires.
  4. Détails de la commande – Indiquez une description détaillée de la commande. Les acheteurs doivent préciser la qualité attendue de l’article, la quantité et même le prix unitaire afin que les vendeurs puissent confirmer s’ils peuvent répondre à la demande.
  5. Résumé – Indiquez les détails comptables tels que le sous-total, les remises applicables, les taux de taxe et le coût total prévu de la commande. C’est également la partie où vous pouvez inclure toute information supplémentaire que vous souhaitez noter.

Après avoir suivi les étapes ci-dessus, vous pouvez maintenant envoyer le bon de commande au destinataire. Avec le plan gratuit d’iAuditor, vous pouvez exporter le formulaire vers Word, Excel ou PDF, et envoyer le document au vendeur par courrier électronique.

Si vous souhaitez que les vendeurs examinent directement le document, vous pouvez le faire avec le plan premium d’iAuditor. Avec ce plan, vous pouvez modifier les niveaux d’accès du modèle en conséquence et permettre à des personnes extérieures à votre organisation d’accéder au même fichier, de le modifier directement et d’y ajouter des notes éventuelles. Plus d’informations sur cette fonctionnalité ici.

iAuditor offre également les avantages suivants :

  • stocke vos données en toute sécurité grâce à la tenue d’archives en nuage qui vous permet d’accéder à vos documents à tout moment et en tout lieu.
  • vous permet d’ajouter les médias/images correspondants à votre document de commande afin que les vendeurs disposent d’une base concrète et visible des produits souhaités
  • rationalise votre processus d’achat interne et externe en simplifiant les capacités d’accès
  • surveille et suit chaque partie de votre processus d’approvisionnement grâce à des fonctionnalités telles que l’inspection, l’analyse et bien d’autres encore.
  • s’intègre parfaitement aux autres outils de votre équipe

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