Publication 23 Mai 2023
Qu'est-ce qu'un modèle de bon de commande ?
Un modèle de bon de commande est un document que les entreprises, les responsables des achats et, essentiellement, les autres acheteurs utilisent lorsqu'ils lancent un achat auprès d'un tiers. Il décrit en détail les spécifications des produits et indique clairement les conditions et les termes de la commande. Il sert également d'accord contractuel entre les acheteurs et les vendeurs, et permet de s'assurer qu'un accord clair est conclu entre les deux parties.
Modèle de bon de commande
Ce modèle peut être utilisé par les entreprises, les responsables des achats et d'autres acheteurs qui souhaitent établir un bon de commande. Utilisez ce modèle dans SafetyCulture (anciennement iAuditor), et soyez capable de :
- Préciser les détails importants de votre entreprise
- Indiquer les informations clés du vendeur
- Indiquer la date et le numéro du bon de commande
- Clarifier les conditions d'expédition et de paiement
- Ajouter autant d'articles que vous le souhaitez à votre commande.
- Enregistrer le taux d'imposition, la taxe, les frais d'expédition et de manutention.
- Approuver le bon de commande en le signant numériquement
Dans cet article
- Pourquoi en avez-vous besoin ?
- Ce qu'il faut inclure
- Comment faire un bon de commande en utilisant SafetyCulture (iAuditor) ?
- Modèles de bons de commande
Modèle de bon de commande et formulaire de commande
Un modèle de bon de commande peut être considéré comme un type de formulaire de commande. Il est spécifiquement créé lorsqu’une entreprise est en train de se procurer un ensemble d’articles (commande fournisseur par exemple), alors qu’un bon de commande est très général et peut être utilisé de diverses autres manières, comme les commandes de matériaux de construction ou les commandes de réparation/maintenance dans les installations.
Une autre différence distinctive entre les deux est que les modèles de bons de commande sont généralement créés par l’acheteur et envoyés au vendeur pour approbation, alors que les formulaires de commande sont initialement remplis par le vendeur, puis par l’acheteur uniquement en fonction des informations déjà spécifiées dans le document.
Pourquoi en avez-vous besoin ?
Un modèle de bons de commande est un document commercial largement utilisé qui facilite le suivi des transactions dans divers secteurs, notamment lors de l’achat d’un grand nombre d’articles. Il permet de définir les attentes entre les acheteurs et les vendeurs, et aide à gérer l’ensemble du processus d’approvisionnement. Bien que cela puisse varier en fonction de l’objectif du projet ou de l’entreprise, il existe quelques autres raisons pour lesquelles il est important d’intégrer systématiquement l’utilisation d’un modèle de bon de commande dans vos stratégies commerciales :
- Rationalisation du processus – L’utilisation d’un modèle de bon de commande favorise l’efficacité du processus d’approvisionnement. À ce stade précoce du processus, les acheteurs et les vendeurs peuvent déjà repérer toute incohérence ou divergence et y remédier avant de passer à la phase suivante. Il permet également d’éviter les retards dans la passation des marchés et de s’assurer que tout se déroule comme prévu.
- Protection des acheteurs et des vendeurs – L’un des principaux objectifs de l’utilisation de modèles de bons de commande est de protéger l’acheteur et le vendeur contre tout méfait de l’autre partie. Une fois que le vendeur a approuvé le bon de commande, celui-ci devient un document juridiquement contraignant qui couvre les deux parties et permet de s’assurer qu’elles adhéreront aux conditions déclarées pour remplir l’accord fixé.
- Permet une documentation appropriée – Il est important d’avoir une trace de chaque transaction effectuée par une entreprise, surtout si elle est effectuée avec une partie externe. Les modèles de bons de commande peuvent être utilisés comme une documentation précise et détaillée des transactions d’achat.
Ce qu’il faut inclure
Les éléments d’un modèle de bon de commande peuvent varier en fonction des spécifications de l’entreprise et peuvent être modifiés selon les besoins du projet particulier. Vous trouverez ci-dessous les éléments qui sont généralement inclus dans un bon de commande de base :
- Acheteur
- Logo de l’entreprise
- Vendeur
- Contact
- Numéro du bon de commande
- Informations sur la commande/description de l’article
- Quantité
- Adresse de livraison
- Mode et conditions d’expédition
- Date d’expédition
- Adresse de facturation
- Signature
- Date de la commande
- Total
Comment faire un bon de commande en utilisant SafetyCulture (iAuditor) ?
La création d’un modèle de bon de commande pour chaque transaction peut prendre beaucoup de temps et donner lieu à des erreurs. L’utilisation d’enregistrements sur papier peut aussi, à terme, poser des problèmes qui, autrement, pourraient être facilement évités. SafetyCulture (iAuditor) est un puissant outil d’audit numérique que les entreprises et les acheteurs peuvent utiliser lorsqu’ils initient un achat. Comment faire un bon de commande ? En utilisant l’un de nos modèles de bon de commande gratuits existants, ou en créant et personnalisant le vôtre :
- En-tête – Spécifiez les informations relatives à votre entreprise, telles que le nom de l’entreprise, le logo, l’adresse et d’autres détails clés.
- Informations sur le vendeur – Incluez les informations sur le vendeur dans cette partie et indiquez le nom de la société du vendeur, ses coordonnées et d’autres détails importants.
- Détails d’expédition – Fournissez les spécifications d’expédition du destinataire telles que l’adresse, la méthode d’expédition et d’autres informations supplémentaires.
- Détails de la commande – Indiquez une description détaillée de la commande. Les acheteurs doivent préciser la qualité attendue de l’article, la quantité et même le prix unitaire afin que les vendeurs puissent confirmer s’ils peuvent répondre à la demande.
- Résumé – Indiquez les détails comptables tels que le sous-total, les remises applicables, les taux de taxe et le coût total prévu de la commande. C’est également la partie où vous pouvez inclure toute information supplémentaire que vous souhaitez noter.
Après avoir suivi les étapes ci-dessus, vous pouvez maintenant envoyer le bon de commande au destinataire. Avec le plan gratuit de SafetyCulture (iAuditor), vous pouvez exporter le formulaire vers Word, Excel ou PDF, et envoyer le document au vendeur par courrier électronique.
Si vous souhaitez que les vendeurs examinent directement le document, vous pouvez le faire avec le plan premium de SafetyCulture (iAuditor). Avec ce plan, vous pouvez modifier les niveaux d’accès du modèle en conséquence et permettre à des personnes extérieures à votre organisation d’accéder au même fichier, de le modifier directement et d’y ajouter des notes éventuelles. Cette option est très utile pour une commande fournisseur par exemple. Plus d’informations sur cette fonctionnalité ici.
SafetyCulture (iAuditor) offre également les avantages suivants :
- stocke vos données en toute sécurité grâce à la tenue d’archives en nuage qui vous permet d’accéder à vos documents à tout moment et en tout lieu.
- vous permet d’ajouter les médias/images correspondants à votre document de commande afin que les vendeurs disposent d’une base concrète et visible des produits souhaités
- rationalise votre processus d’achat interne et externe en simplifiant les capacités d’accès
- surveille et suit chaque partie de votre processus d’approvisionnement grâce à des fonctionnalités telles que l’inspection, l’analyse et bien d’autres encore.
- s’intègre parfaitement aux autres outils de votre équipe
Modèles de bons de commande
Liste de vérification de bon de commande
Ce modèle est le plus utilisé lorsque les acheteurs ont un ensemble de produits de nettoyage et d'hygiène dont ils ont besoin. Utilisez ce modèle dans SafetyCulture (iAuditor) et faites ce qui suit :
- Choisissez parmi les articles consommables et les matériaux énumérés.
- Indiquez le nombre d'articles souhaités via un menu déroulant
- Ajoutez une demande spéciale en utilisant l'espace prévu à cet effet
Liste de vérification de bons de commande - Entrepreneur en toiture
Les entrepreneurs en toiture et autres acheteurs peuvent utiliser cet exemple de bon de commande pour passer des commandes de travaux et de matériaux de toiture. Utilisez ce modèle dans SafetyCulture (iAuditor) pour :
- Examiner les spécifications avant d'émettre le bon de commande à l'entrepreneur en toiture
- Permettre à l'entrepreneur en couverture de répondre directement en utilisant le modèle et de soulever tout problème de conception.
- Signer le document et remplir le bon de commande
