Publication 19 Mai 2022
Qu'est-ce qu'un formulaire numérique ?
Les formulaires numériques sont les mêmes que les formulaires papier mais ont été mis à disposition sous forme électronique. Il permet de saisir un large éventail d'informations qui n'existent pas dans les formulaires papier. Ils permettent d'éviter les pertes de documents, les rapports endommagés et la ressaisie manuelle des données.
Dans le cadre du travail, un formulaire numérique est un outil sans papier utilisé par les entreprises pour recueillir des informations de manière efficace. Il permet de rationaliser les processus commerciaux et de faciliter l’archivage et le partage des données.
Cette page aborde brièvement les points suivants :
- pourquoi les entreprises utilisent des formulaires numériques,
- les avantages des formulaires numériques,
- Une application de formulaires numériques avec une fonction de liste de contrôle
- comment convertir vos listes de contrôle papier en formulaires numériques avec SafetyCulture (iAuditor),
- Guide du créateur de formulaires numériques, étape par étape
- Des modèles numériques que vous pouvez télécharger et personnaliser gratuitement.
Pourquoi utiliser un formulaire numérique ?
Les progrès technologiques ont conduit à l’adoption généralisée d’appareils mobiles intelligents dans les mains de presque tout le monde. Pourtant, bien que nous soyons en plein cœur de l’ère numérique, nous sommes encore nombreux à utiliser des formulaires papier dans notre entreprise. Le passage des formulaires papier aux formulaires numériques sera la différence qui propulsera une entreprise vers l’avant en intégrant les appareils et les applications mobiles dans le paysage commercial. Les formulaires numériques permettent d’éliminer le gaspillage de papier et de réduire les coûts d’impression et de stockage. Ces formulaires peuvent être remplis plus rapidement grâce à une programmation qui permet la saisie rapide d’une grande variété d’informations.
Avantages des formulaires numériques
La transformation de vos checklists et formulaires papier actuels en formulaires numériques changera votre façon de travailler – pour le mieux. Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation de formulaires numériques :
Des données plus riches
Avec les formulaires numériques, vous pouvez tirer parti de la technologie mobile et prendre des photos, des codes-barres, des signatures électroniques, des diagrammes, des liens de référence, des coordonnées GPS, et bien d’autres choses encore..
Gagner du temps
Il est plus rapide de capturer des informations que de les écrire à la main. Il peut accélérer le processus de collecte et d’extraction d’informations et la production de rapports d’activité.
Respectueux de l’environnement
Les formulaires numériques peuvent contribuer à un mode de vie écologique qui favorise la protection de l’environnement. Il aide les entreprises à contrôler les déchets de papier.
Stockage des données
Évitez les tracas d’une pile de paperasse et de dossiers non organisés. Avec les formulaires numériques, vous pouvez conserver vos données en toute sécurité dans le Cloud.
Analytique
Les informations normalisées sous forme électronique créent des données qui peuvent être analysées. Ces informations sont facilement partagées avec les membres de l’organisation. Les réponses peuvent être présentées par tableaux de bord et graphiques pour prendre des décisions éclairées.
Application de formulaires numériques avec option de checklist
Les applications de formulaires sont des outils essentiels que vous pouvez utiliser pour créer des formulaires et des checklists numériques. Le générateur de formulaires numériques fonctionne parallèlement à la fonction de checklists et peut être utilisé à des fins spécifiques. SafetyCulture (anciennement iAuditor) est un générateur de formulaires numériques intuitif et polyvalent, utilisé par diverses entreprises à travers le monde pour transformer des listes de contrôle et des formulaires papier en checklists en ligne plus faciles à utiliser. En savoir plus sur les applications de liste de contrôle ici.
Comment transformer les formulaires papier en formulaires numériques
Traditionnellement, les listes de contrôle et les formulaires sont rédigés sur un bloc-notes ou imprimés sous forme de document, mais leur mise en ligne, grâce à SafetyCulture (iAuditor), vous permet d’utiliser votre liste de contrôle sur votre appareil mobile. Créer des formulaires numériques en ligne est facile avec SafetyCulture (iAuditor), si facile qu’il est possible de le faire de 4 manières différentes :
- Obtenir un formulaire de la bibliothèque de formulaires de SafetyCulture bibliothèque de formulaires de modèles. Cette bibliothèque vous présente des milliers de formulaires, de listes de contrôle et de modèles pour différents cas d’utilisation tels que la sécurité, la qualité, les opérations, l’éducation, le marketing, etc. Vous pouvez les télécharger gratuitement et commencer à les personnaliser ou à en créer de nouveaux via le constructeur de modèles d’SafetyCulture (iAuditor).
- Scanner intelligemment votre formulaire. Transformez votre formulaire ou liste de contrôle PDF, Excel ou Word existant en un modèle SafetyCulture (iAuditor). Numérisez intelligemment votre document, et il se transformera en un modèle SafetyCulture (iAuditor).
- Téléchargez votre liste de contrôle ou votre formulaire pour la conversion en modèle.
- Créez votre propre formulaire ! Voir les détails ci-dessous.
Guide pas à pas de SafetyCulture (iAuditor), un créateur de formulaires numériques
Créez des listes de contrôle ou des formulaires en ligne à l’aide d’outils logiciels basé sur le Cloud tels que SafetyCulture (iAuditor) pour éliminer les pertes de temps liées à la collecte des réponses aux questionnaires et à la saisie des données lors de l’exécution des processus opérationnels. Avec l’ SafetyCulture (iAuditor) Form Maker votre équipe peut :
- Créer des formulaires numériques personnalisables qui répondent aux besoins de votre entreprise.
- Recueillir des informations en utilisant différents appareils tels qu’un ordinateur de bureau, un smartphone ou une tablette.
- Réduire les coûts de stockage et de papier
- Apporter et diffuser instantanément des modifications à vos formulaires, listes de contrôle et questionnaires numériques.
- Compiler automatiquement les formulaires remplis et sauvegarder les données en toute sécurité dans un Cloud.
- Signer les audits avec des signatures électroniques, ce qui valide l’évaluation.
Voici le processus étape par étape sur la façon de créer des listes de contrôle en ligne avec SafetyCulture (iAuditor):
- Connectez-vous à l’application web SafetyCulture (iAuditor) web app.
- Dans la partie gauche, sélectionnez « Modèles », puis cliquez sur « Nouveau modèle » dans le coin supérieur droit de la page.
- Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur « + Modèle vierge ».
- Dans le coin supérieur gauche de la page, cliquez sur « Titre du modèle » pour nommer le modèle. Il s’agit du nom que les utilisateurs voient dans la liste des modèles d’applications Web et d’applications mobiles et qui les aide à identifier le modèle à utiliser.
- Pour ajouter une description au modèle, cliquez sur « + Ajouter une description ». C’est ce que les utilisateurs voient lorsqu’ils sélectionnent le modèle. Un nouveau modèle comporte par défaut une page de titre et une page d’inspection.
- La page de titre comporte 3 questions permettant d’ajouter les détails nécessaires tels que la date, l’auteur et le lieu d’une inspection à partir du modèle. Pour capturer davantage d’informations essentielles à afficher sur la première page de vos rapports, vous pouvez personnaliser la page de titre et remplir les titres d’inspection.
- Démarrer ajouter des questions sur le modèle ou si vous avez une liste de questions déjà dans un document externe, vous pouvez les copier/coller.
- Ajouter et sélectionner le plus nécessaire type de réponse pour chaque question, en cliquant sur la flèche vers le bas sous la colonne « Type de réponse » sur le côté droit.
- Grâce au volet « Aperçu » situé sur la droite, vous pouvez voir comment votre modèle fonctionne en action. L' »aperçu » se met également à jour au fur et à mesure que vous modifiez votre modèle.
- Une fois que vous avez fini de modifier le modèle, vous pouvez cliquer sur « Retour à la liste » dans le coin supérieur gauche de la page.
Vous pouvez maintenant utiliser votre nouveau modèle et le partager avec votre équipe
Comment les listes de contrôle et les formulaires numériques d’SafetyCulture (iAuditor) peuvent-ils aider votre entreprise ?
Liste de contrôle et formulaires pour différents cas d'utilisation
Les formulaires numériques d'SafetyCulture (iAuditor) peuvent être utilisés de nombreuses façons dans différents secteurs. Parcourez cette collection de formulaires et de listes de contrôle numériques en fonction des besoins et des exigences de votre entreprise.
Les nouveaux formulaires numériques
Ces nouveaux formulaires numériques servent de guide pour appréhender les effets globaux de la pandémie de COVID-19 sur les entreprises. Ces formulaires numériques peuvent aider les gouvernements, les entreprises, les MPME et les citoyens à s'adapter à la "nouvelle normalité".
