Formulaire et modèle de retour au bureau

Cet article présente :

• Que contient un formulaire de retour au bureau ?
• Pourquoi est-il important de passer par le formulaire de retour au travail ?
• Qu’est-ce qu’un entretien de retour au travail ?
• Comment faciliter un entretien efficace de retour au travail ?
• Un outil pour aider les travailleurs à reprendre le travail rapidement et en toute sécurité

Que contient un formulaire de retour au travail ?

Dans le formulaire de retour au travail, les managers et les employés devront généralement fournir des détails relatifs à leur absence, tels que :

• la durée de l’absence ;
• la méthode utilisée par les employés pour notifier leur absence ;
• le motif de l’absence ;
• des précisions sur les absences précédentes au cours de l’année civile écoulée (le cas échéant) ;
• un résumé du plan de retour au travail ; et
• les ajustements/aménagements raisonnables nécessaires pour aider l’employé à reprendre le travail en toute sécurité

Pourquoi est-il important de passer par le formulaire de retour au travail ?

Bien que le remplissage d’un formulaire de retour au travail ne soit pas légalement obligatoire aux États-Unis et au Royaume-Uni, il s’agit d’un outil essentiel pour les entreprises afin de comprendre les employés, d’identifier tout modèle d’absence et de déterminer les moyens de les soutenir et de réduire l’absentéisme à long terme. En outre, l’examen des formulaires de retour au travail est utile :

• décourager les absences non autorisées et non authentiques ;
• confirmer l’exactitude du dossier d’absence d’un employé ;
• informer les employés des mises à jour nécessaires qui ont eu lieu pendant leur absence ;
• identifier tout ajustement du lieu de travail qui pourrait être nécessaire pour aider l’employé à s’adapter pendant sa réintégration ; et
• élaborer, discuter et convenir d’un plan de retour au travail.

Les employeurs peuvent décider de faire des formulaires de retour au travail et des entretiens des exigences de leur programme de retour au travail pour les aider à assurer une documentation correcte des processus.

Qu’est-ce qu’un entretien de retour au travail ?

L’entretien de retour au travail est une brève rencontre entre un employé et son supérieur hiérarchique au sujet du retour au travail de ce dernier après une absence. Cette discussion permet au manager de reconnaître l’intention de l’employé de retourner au travail et de déterminer le plan de retour au travail le plus approprié pour l’employé.

Comment faciliter un entretien efficace de retour au travail ?

Pour mener à bien un entretien de retour au travail efficace, les responsables doivent tenir compte des éléments suivants :

Avant l’entretien

• Il serait utile d’examiner le registre de présence de l’employé au cours de l’année et les notes d’entretien de retour au travail jointes (le cas échéant). Cela permettra au manager d’avoir une meilleure base sur la façon de soutenir l’employé lors de l’élaboration du plan de retour au travail.
• Utilisez un modèle de formulaire d’entretien de retour au travail comme guide pour structurer l’entretien, mais veillez à maintenir une communication bidirectionnelle tout au long du processus.
• Choisissez un espace de réunion où l’employé se sentira à l’aise.

Pendant l’entretien

• Précisez que l’objectif de la réunion est de soutenir la personne dans son retour au travail.
• Discutez avec l’employé des notes prises lors de ses précédents entretiens de retour au travail et déterminez l’aide dont il bénéficie actuellement.
• Discutez de la ou des causes de l’absence et de la probabilité que la maladie se reproduise, et donnez à l’employé l’occasion de souligner toute question pertinente.
• Demandez-leur s’ils ont des préoccupations personnelles ou professionnelles qui pourraient affecter leur participation. S’il s’agit de problèmes personnels, discutez de l’existence de mécanismes/actions de soutien que l’employé ou le manager peut raisonnablement prendre pour tenter d’atténuer les problèmes, par exemple l’accès à des services de conseil, à une ligne d’assistance téléphonique pour le personnel, etc. Si les problèmes sont liés au travail. Si les absences sont liées à un handicap, à une grossesse ou à un accident du travail, il faut procéder à une évaluation des risques liés au retour au travail.
• Déterminer si des « ajustements raisonnables » sont nécessaires à leur rôle ou à leur environnement de travail.
• Rappelez à l’employé ses obligations mutuelles, c’est-à-dire qu’il est de sa responsabilité/obligation contractuelle d’être présent au travail et que l’employeur/le manager a une responsabilité correspondante et se préoccupe du bien-être de l’employé.

Après l’entretien

• Les deux parties doivent signer le formulaire de retour au travail une fois que le plan d’action a été convenu. Ces informations doivent rester totalement confidentielles.
• Le cas échéant, convenez d’une période de révision et/ou de toute action requise.
• Veillez à identifier les actions spécifiques et à informer les responsables des tâches.
• Soyez disponible pour parler à l’employé ou le rencontrer s’il a des problèmes après le RTT.

Un outil numérique pour aider les travailleurs à reprendre la route rapidement et en toute sécurité

Les absences prolongées sur le lieu de travail peuvent nuire à la productivité de l’entreprise et au moral des employés. Il est donc important de comprendre le « pourquoi » de l’absence d’un employé pour pouvoir l’aider à reprendre le cours de sa vie aussi rapidement et sûrement que possible.

Les formulaires de retour au travail sur papier ou les systèmes complexes sont efficaces pour enregistrer les entretiens de retour au travail. Cependant, ils peuvent être source d’inefficacité à terme, car les dossiers papier peuvent être perdus ou détruits, ce qui fait perdre à l’entreprise des informations cruciales sur la présence des employés. Avec SafetyCulture (anciennement iAuditor), le premier logiciel d’inspection au monde, les responsables peuvent se passer des formulaires de retour au travail en papier et passer à des listes de contrôle et des formulaires de retour au travail numériques qui peuvent contribuer à améliorer l’efficacité des entretiens de retour au travail. En outre, les managers peuvent :

• personnaliser les modèles de retour au travail selon les normes de l’entreprise ou les meilleures pratiques de leur pays ;
• permettre la collaboration entre les experts, les gestionnaires de cas médicaux, les gestionnaires de risques, les représentants des RH et le personnel de sécurité et discuter de la meilleure façon de ramener un employé au travail ;
• assigner immédiatement des actions (avec des notifications automatisées) au personnel assigné afin d’aider l’employé à s’adapter en douceur au processus de retour au travail ;
• permettre une signature numérique avec l’employé sur le plan de retour au travail convenu ; et
• ont accès à un tableau de bord qui permet d’analyser les résultats des entretiens de retour au travail dans l’ensemble du service ou de l’organisation.
• générer automatiquement des rapports après avoir rempli un formulaire de retour au travail. Visualisez un exemple de rapport pdf sur le retour au travail ici.