Qu’est-ce qu’un rapport de travail ?
Un rapport de fin de travail est un document qui présente des informations essentielles sur le poste d’un travailleur. Les employés et les superviseurs utilisent souvent un formulaire de fin de poste pour communiquer toutes les tâches accomplies et en cours et pour signaler les problèmes rencontrés pendant le poste. À l’aide de ce document, ils peuvent informer la personne qui prendra la relève sur la sécurité, la qualité et les autres points à surveiller pendant son quart de travail, ce qui garantit un transfert de tâches sans heurts. Un rapport de fin d’équipe est idéal pour les secteurs qui doivent accomplir des tâches spécifiques au quotidien, comme les travailleurs de première ligne dans le commerce de détail, les soins de santé, l’industrie et l’hôtellerie.
Objectif
Un rapport de travail joue un rôle important pour assurer l’efficacité des opérations et des transitions d’un employé à l’autre. Il sert deux objectifs : l’établissement de rapports et la résolution de problèmes.
Parfois appelé rapport de fin de journée, ce document est avant tout un outil de communication qui informe les responsables des événements quotidiens qui se déroulent sur les postes de leurs employés. Ce rapport permet de combler les lacunes en matière d’information entre les équipes, en particulier les employés qui passent le relais à l’équipe suivante, et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant les objectifs communs.
En outre, un rapport EOS aide également les équipes à résoudre les problèmes dans leurs opérations quotidiennes. En donnant aux travailleurs une plateforme pour documenter les problèmes, ils se sentent habilités à les soulever et à les traiter efficacement avec l’aide du personnel adéquat. Ce dossier fournit également des indications pour aider la direction à éviter qu’ils ne se reproduisent sans cesse.
Éléments
Avant de rédiger un rapport de travail, il est essentiel d’en connaître les principaux éléments. Chaque rapport de travail doit contenir les éléments suivants :
Informations sur les employés
La première section d’un rapport de fin de mission donne des détails de base sur l’employé qui a rempli le formulaire. Ces informations sont essentielles pour suivre les performances individuelles et responsabiliser les membres de l’équipe.
Vous trouverez ci-dessous la liste des détails essentiels à inclure dans votre rapport de fin de travail :
- Nom de l’employé – Qui était la personne affectée au poste de travail ?
- Horaire de travail – Quand le travail de l’employé commence et se termine-t-il ?
- Date de remplissage – Quand et à quelle heure ont-ils rempli le formulaire ?
- Lieu – Où ont-ils travaillé pendant leur quart de travail (par exemple, sur place, à distance) ?
Tâches et responsabilités
Après avoir rempli les informations nécessaires sur les employés, l’étape suivante consiste à dresser la liste des tâches qui vous sont assignées pour la journée. Cette section résume ce qui s’est passé pendant la journée et fournit un aperçu des tâches et de l’état d’avancement à la fin de la journée. Ce faisant, les responsables peuvent suivre l’avancement des tâches confiées à leurs employés et rester sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs commerciaux.
Le statut des tâches varie souvent d’un lieu de travail à l’autre. Ceux qui sont énumérés ci-dessous sont les éléments de base pour vous aider à démarrer :
- Pas encore commencé
- En cours/en cours
- En attente/en attente
- Pour approbation/Attente d’approbation
- Terminé/Accompli
Problèmes et questions rencontrés
Inévitablement, les employés seront confrontés à des obstacles au cours de leur travail, qu’il s’agisse d’équipements défectueux ou de violations des protocoles de sécurité. Mais qu’ils soient petits ou grands, il est indispensable de signaler ces incidents dans le rapport de travail. Dans cette section, les employés peuvent décrire les problèmes qu’ils ont rencontrés et joindre des photos ou des vidéos pour illustrer leurs propos.
Cette documentation détaillée permet au personnel désigné de comprendre le problème et de le résoudre en conséquence. Il sert également de référence au cas où le problème se reproduirait.
Mesures à prendre
Prenez une longueur d’avance en énumérant des solutions pour répondre aux problèmes soulevés. Dans cette partie, les employés et les managers peuvent noter des actions spécifiques pour résoudre les problèmes de la section précédente. Ils peuvent attribuer ces tâches au personnel approprié pour un délai d’exécution plus rapide.
Notes de transfert
Les entreprises qui gèrent des employés avec plusieurs équipes auront intérêt à avoir une section de transfert dans leur modèle de rapport quotidien de fin d’équipe. Cette partie permet aux travailleurs d’ajouter des affectations et des rappels pour la personne de l’équipe suivante. La création de ce document aidera les équipes à transmettre correctement les tâches d’un employé à l’autre.
FAQ sur les rapports de travail
Comme nous l’avons mentionné précédemment, un rapport de travail est un document décrivant les activités d’un employé pendant son poste. Il complète les feuilles de présence quotidiennes en approfondissant les événements qui se sont produits ce jour-là. Cet exemplaire de rapport de travail donne aux responsables un aperçu des opérations sur le terrain, ce qui leur permet de suivre efficacement les performances des employés, de communiquer des informations entre les équipes et de résoudre les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.
- Notez toutes les informations pertinentes sur les employés, telles que leur nom, leur rôle, leur équipe ou leur service, leur horaire de travail et leur lieu de travail.
- Dressez la liste des responsabilités attribuées pour la journée.
- Décrivez les tâches assignées et indiquez leur statut en conséquence (pas encore commencée, en cours, terminée, etc.).
- Notez les autres mises à jour importantes en dehors des descriptions de tâches.
- Signez le rapport avec le superviseur.
- Rédigez efficacement votre rapport de fin de poste à l’aide des conseils suivants :
- Écrivez de manière claire et concise.
- Allez directement aux faits lorsque vous enregistrez des mises à jour et signalez des problèmes.
- Documentez toutes les informations pertinentes sur vos tâches en cours, en attente et terminées.
- Ajoutez des pièces jointes (photos et vidéos) pour donner plus de détails à votre rapport.
- Envisagez d’utiliser des modèles pour normaliser les rapports de fin de poste dans toute l’équipe.
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