Qu’est-ce qu’une liste de contrôle de la conformité au DOT ?
Une liste de contrôle de conformité au DOT est un document utilisé par les gestionnaires de flottes commerciales et les exploitants de camions pour s’assurer qu’ils respectent les exigences de sécurité et d’exploitation fixées par le ministère américain des transports (DOT). Cette liste de contrôle couvre différents domaines de la gestion des transports et de la sécurité, tels que les qualifications des conducteurs, l’entretien des véhicules, les heures de service, le dépistage des drogues et la gestion des licences et des permis.
Importance
L’objectif principal d’une liste de contrôle de conformité DOT est de garantir la sécurité des conducteurs, des passagers et du public. La checklist pour la DOT compliance garantit que les véhicules répondent à toutes les normes de sécurité requises avant de prendre la route, réduisant ainsi le risque d’accidents dus à une maintenance défectueuse ou à une défaillance de l’équipement.
En outre, le ministère américain des transports, ainsi que l’Association fédérale pour la sécurité des transports routiers (FMCSA), effectuent souvent des contrôles de sécurité aléatoires sur les flottes. L’utilisation d’une liste de contrôle dédiée à la conformité vous permet d’être prêt à tout moment.
L’utilisation d’une liste de contrôle de conformité au DOT permet également de s’assurer que vous et votre flotte respectez le code de la route, les normes juridiques et les lois commerciales. Il permet d’éviter les infractions courantes, qui vont de l’exercice d’une activité sans les qualifications requises au transport de matières dangereuses dans des conditions dangereuses, et qui peuvent toutes avoir des répercussions financières considérables.
En adhérant à ces réglementations, les entreprises démontrent leur engagement en matière de sécurité, de professionnalisme et de respect de la législation, ce qui est essentiel pour le bon fonctionnement des flottes commerciales.
Ce qu’il faut inclure dans une liste de contrôle de la conformité au DOT
Pour vous assurer que votre flotte commerciale est conforme aux normes du DOT et de la FMCSA, votre liste de contrôle de conformité au DOT doit inclure des champs pour les éléments suivants :
- Date de l’audit
- Nom de l’auditeur ou de l’inspecteur
- Nom du conducteur faisant l’objet de l’audit
- Les qualifications du conducteur, telles que
- Les résultats de leur dernier examen médical
- L’état d’avancement de l’examen des médicaments
- Leur assurance
- Leurs références en matière de formation
- Vérification de la connaissance par le conducteur des directives du DOT
- Vérification des connaissances du conducteur en matière de manipulation des matières dangereuses (si nécessaire)
- Vérification que le conducteur respecte les heures de service (HOS)
- Inspection générale du véhicule
- Inspection spécifique du véhicule axée sur ses pièces
La liste de contrôle de conformité du ministère des transports doit ensuite se terminer par une section où figurent des commentaires et des recommandations supplémentaires. Ensuite, l’inspecteur ou l’auditeur désigné doit signer la liste de contrôle pour s’assurer de la validité du document.
Voici une checklist DOT compliance utilisée à titre de référence :
Comment assurer la conformité avec les normes du DOT et de la FMCSA ?
Outre l’utilisation d’une liste de contrôle dédiée aux normes du DOT et de la FMCSA, vous pouvez également prendre les mesures suivantes pour garantir la conformité :
Organisez des sessions de formation régulières.
Le ministère des transport encourage l’organisation de sessions de formation régulières à l’intention des responsables de l’entretien des véhicules, des gestionnaires de flotte et des conducteurs, afin de garantir la sécurité routière à tout moment. Une formation adéquate et des cours de recyclage préparent tous les travailleurs de la flotte à acquérir l’expérience, la confiance et les compétences nécessaires pour prendre des décisions efficaces sur les routes, ce qui se traduit par une expérience plus sûre pour tous.
Utiliser des capteurs à l’intérieur des véhicules.
Tous les gestionnaires de flotte doivent prouver l’utilisation d’un dispositif d’enregistrement électronique (ELD) dans leurs véhicules. Ces dispositifs sont des capteurs qui surveillent à la fois les conducteurs et les véhicules. Pour les conducteurs, ces capteurs surveillent le temps passé sur la route. En ce qui concerne les véhicules, ils contrôlent la distance parcourue, la localisation actuelle et les heures de fonctionnement.
Également appelés carnets de bord électroniques, les gestionnaires de flotte les utilisent aujourd’hui pour assurer le suivi des heures de service de leurs conducteurs et des conditions de travail de leurs véhicules. Ces dispositifs de surveillance peuvent également être complétés par d’autres capteurs pour une sécurité maximale, ainsi que par une solution numérique permettant de trier et d’organiser correctement les données qu’ils fournissent.
Utilisez le stockage Cloud.
De nombreux documents sont requis pour la conformité au DOT, ce qui peut être difficile à gérer. C’est pourquoi les différents gestionnaires de flotte rassemblent souvent tous les documents dans un classeur afin de pouvoir s’y référer facilement. Cependant, ces dossiers papier peuvent être difficiles à gérer et à extraire des données au fil du temps.
Une alternative plus efficace pour la conservation des documents est l’utilisation du stockage numérique sur le Cloud. En conservant tous vos documents dans le nuage, vous et vos conducteurs pouvez accéder facilement à vos listes de contrôle et autres fichiers, à tout moment et en tout lieu.
En outre, il serait utile que votre système de stockage Cloud puisse également tenir un registre de vos données télématiques, ce qui faciliterait la collecte des informations nécessaires pour prouver la conformité.
FAQ sur les checklists de DOT compliance
Oui, vous pouvez utiliser d’autres listes de contrôle de sécurité et de transport pour compléter vos listes de contrôle de conformité DOT afin de garantir les meilleures conditions de travail pour vous, vos conducteurs et vos véhicules.
Outre les listes de contrôle de conformité, vous devez toujours avoir les documents suivants à portée de main :
- Documents de qualification du conducteur
- Liste annuelle des infractions, le cas échéant
- Examens annuels des performances des conducteurs
- Dossiers médicaux et de drogues de tous les conducteurs
- Certifications de sécurité
- Dossiers HOS
- Registres d’entretien et d’inspection des véhicules
- Preuve des qualifications de l’inspecteur
Étant donné que les contrôles sont effectués aléatoirement, vous pouvez être pris au dépourvu alors que vous n’êtes pas prêt ou que vous n’êtes pas encore en conformité avec ses normes. Si vous échouez à un contrôle de conformité du DOT ou si vous ne pouvez pas fournir la documentation nécessaire, votre entreprise peut se voir infliger une amende, une suspension, voire les deux.
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