¿Qué es un sistema de gestión de incidentes?

Un sistema de gestión de incidentes se establece para ayudar a una organización y a sus trabajadores a reaccionar, comprender y responder a una emergencia. Combina los cuatro factores -personal, equipos, procedimientos y comunicaciones- para ayudar a comprender mejor un incidente y sus posibles causas. Los datos sobre el incidente son vitales para que un sistema de gestión de incidentes sea eficaz, y los responsables deben tener acceso a la mayor cantidad posible de estos datos lo antes posible.

Una lista de comprobación de la gestión de incidentes es una herramienta útil porque presenta los pasos detallados que deben seguirse durante la gestión de una crisis o un incidente en el lugar de trabajo. Incluso a las empresas que no se ocupan de situaciones peligrosas o de materiales peligrosos se les aconseja que dispongan de un sistema de gestión de incidentes porque proporciona un plan de acción para la organización en caso de emergencia. Lo ideal es que las listas de comprobación de la gestión de incidentes contengan toda la información pertinente sobre un incidente, incluida la forma de responder a un incidente concreto y de detallar los acontecimientos ocurridos en un informe coherente.

Cómo crear la lista de control

La creación de una lista de comprobación para la gestión de incidentes dependerá de una serie de factores, entre los que destaca la naturaleza del negocio de la organización. Sin embargo, independientemente del tipo de trabajo que se realice, hay pasos comunes que ayudarán a garantizar un proceso eficaz de gestión de listas de control e incidentes.

• Investigar y revisar incidentes pasados y cómo respondió la empresa a ellos.

• Haga una lluvia de ideas sobre los posibles incidentes y cuasi accidentes que podrían ocurrir inesperadamente en su lugar de trabajo o empresa.

• Decida qué serie de medidas correctoras debe adoptar en función del incidente y enumere los pasos de forma sencilla y fácil de entender.

• Una vez creada la lista de comprobación del sistema de gestión de incidentes, organice un seminario de formación sobre su finalidad y uso para que el personal necesario pueda utilizar la lista de comprobación.

• Comparta la lista de comprobación del sistema de gestión de incidentes con los empleados y los equipos de gestión.

Sea proactivo y cuando cree la lista de control, es importante tener en cuenta que es casi imposible crear una que cubra todas las situaciones. Por ello, la revisión de los incidentes pasados es vital, ya que puede proporcionar información sobre lo que hay que tener en cuenta y qué otros incidentes pueden ocurrir en el lugar de trabajo. Siempre habrá incidentes imprevistos y accidentes inevitables; lo importante es que la organización cree una lista de comprobación del sistema de gestión de incidentes que sea lo suficientemente flexible como para ser útil en tales circunstancias y que pueda revisarse o modificarse fácilmente para hacer frente a incidentes inesperados.

5 consejos para crear un sistema eficaz

La creación de un sistema eficaz de gestión de incidentes suele implicar una larga lista de pasos detallados, especialmente para las empresas que se dedican a la manipulación de sustancias peligrosas. Sin embargo, los 5 sencillos pasos que se indican a continuación pueden ayudar a cualquier organización a empezar a proteger a sus empleados de los incidentes en el lugar de trabajo.

1. Identificar y registrar todos los incidentes para ayudar a determinar y abordar sus causas de origen. Esto también crea un registro que los empleados pueden consultar en caso de que surjan incidentes más graves relacionados con este evento y ayuda a educarlos sobre incidentes pasados para que sepan cómo gestionarlos en caso de que se repitan.

2. Clasificar y priorizar los incidentes para determinar cuáles son los que hay que abordar primero. Comprender el incidente y los acontecimientos que lo provocaron ayudará a los empleados a determinar el plan de acción adecuado.

3. Informar del incidente a las autoridades competentes. Una lista de comprobación del sistema de gestión de incidentes suele contener una lista de personas capacitadas y autorizadas para gestionar el informe y hacer frente a la situación. A veces, puede ser necesaria la participación de personas de mayor autoridad; estas condiciones se enumeran en la lista de control.

4. Crear un equipo de gestión de incidentes y discutir los detalles relativos a la gestión de los mismos. Esto se hace después de que se haya abordado el incidente inicial para ayudar a evitar que se repita y formular soluciones que ayuden a evitar incidentes similares en el futuro.

5. Cree un equipo de respuesta a incidentes de emergencia de guardia compuesto por personas que puedan escalar y abordar incidentes graves a medida que se produzcan. Este equipo también es responsable de guiar a los empleados a través de los pasos del sistema de gestión de incidentes.