¿Qué es una auditoría de gestión?
Una auditoría de gestión es un enfoque sistemático que pretende analizar la eficacia de los sistemas de gestión de una organización. Evalúa la forma en que los equipos de gestión operan la empresa y evalúa los resultados de las políticas, protocolos y procedimientos implementados en el cumplimiento de los objetivos corporativos y las normas de seguridad.
Importancia de la auditoría de gestión
Un sistema de gestión bien implantado puede capacitar a un equipo de gestión para trabajar y comunicarse eficazmente, minimizar el riesgo, disminuir la insatisfacción de los empleados y reducir el despilfarro. Las principales ventajas de realizar una auditoría de gestión son las siguientes
- Identificar los puntos fuertes y débiles del sistema de gestión;
- Mejorar los protocolos de comunicación;
- Minimizar el coste de producción eliminando las mermas;
- Utilizar la mano de obra de forma eficiente;
- Mejorar las normas de seguridad y cumplimiento;
- Identificar los defectos e irregularidades de la administración; y
- Determinar las mejores soluciones para alcanzar los objetivos deseados.
4 pasos para realizar una auditoría de gestión
El primer paso para llevar a cabo una auditoría de gestión es determinar qué preguntas hacer en las entrevistas. Aunque esto pueda parecer sencillo, hacer las preguntas correctas a la gente seguramente marcará la diferencia. Una vez finalizadas las preguntas, proceda a entrevistar a los empleados de la organización. Si se utiliza sólo un conjunto de preguntas para los empleados y otro para la dirección, Observe las diferencias en las respuestas de los distintos departamentos y tipos de trabajo.
El segundo paso en la realización de una auditoría de gestión es validar la información obtenida en las entrevistas mediante la observación. Tanto si la observación es sólo de un día como si se trata de un periodo de tiempo más largo, utilice una lista de comprobación de los elementos a los que hay que prestar atención, como las áreas problemáticas o las cuestiones señaladas. Lo ideal es que sea una lista de control digital para que sea fácil de acceder y editar sobre la marcha.
El tercer paso en la realización de una auditoría de gestión consiste en examinar documentos como los estados financieros y otros registros de los procesos de la organización. Además de las pruebas obtenidas en los pasos anteriores, estos documentos pueden respaldar al auditor a la hora de presentar sus conclusiones al equipo directivo de la organización.
El cuarto paso para realizar una auditoría de gestión es analizar todos los datos recogidos. Aunque este paso puede ser un dolor de cabeza si se utiliza papel para realizar la auditoría, puede ser mucho más fácil con software de gestión de auditorías. Aunque puede ser difícil para los auditores de la vieja escuela pasar a utilizar software en lugar de papel, hacerlo no sólo les ayudará a ellos, sino también a las organizaciones que auditan a entender los resultados de la auditoría.
El problema de las auditorías en papel
La auditoría de gestión implica la toma de notas significativas, entrevistas y pruebas fotográficas para comprobar si los protocolos cumplen los objetivos de la empresa. A menudo se dedica más tiempo a la introducción de datos y al papeleo que a la identificación de observaciones y a la aplicación de recomendaciones.
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