¿Qué es una plantilla de proyecto?

Una plantilla de proyecto es un documento utilizado por los equipos de proyectos como marco para estandarizar los procesos de gestión de proyectos. Con una plantilla de proyecto, los equipos de proyectos no necesitan crear nuevos documentos de forma ad-hoc, lo que les ayuda a mejorar la eficiencia de la configuración del proyecto.

¿Por qué utilizar la plantilla de proyecto?

La plantilla de proyecto ayuda a líderes de proyectos en todas las áreas de negocio a gestionar mejor sus proyectos. Estas herramientas les ayudan a evitar dificultades en la gestión de proyectos, como una planificación deficiente, una gestión de recursos pobre y una comunicación ineficaz, que provocan el fracaso de casi dos tercios de los proyectos.Además, la plantilla de proyecto ayuda a las personas al mando a lograr lo siguiente para sus proyectos:

Mejorar la comunicación en todos los niveles de gestión.

La comunicación puede parecer algo elemental, pero podría decirse que es el elemento de evaluación proyecto más importante del que muchos carecen. De hecho, el 28 % de una encuesta web que involucró a más de 1.000 participantes citó las malas comunicaciones como la principal causa del fracaso del proyecto. Tener una plantilla de proyecto permite a los líderes tener en cuenta todos los requisitos de comunicación de un proyecto y planificar una estrategia de comunicación que fomente la colaboración entre todos los niveles del equipo del proyecto.

Analizar con precisión los proyectos y asignar los recursos adecuados

La mala asignación de recursos, o el proceso de asignación y programación de los mejores recursos disponibles para el proyecto, se cita como la segunda causa más frecuente de fallos en proyectos. Con una plantilla de proyecto (p. ej., una plantilla de acta de constitución o project charter), es más fácil tener un proceso uniformado de delimitación de proyectos en toda la organización y garantizar que se identifiquen y asignen los recursos adecuados antes de iniciar un proyecto.

Ahorrar tiempo y alcanzar las metas del proyecto a tiempo

La configuración inicial del proyecto puede llevar mucho tiempo, especialmente si los gerentes de proyecto siempre tienen que crear plantillas de planes de gestión de proyectos para cada nuevo negocio. La disponibilidad de una plantilla de proyecto puede ayudar significativamente a mejorar la eficiencia desde el primer momento al eliminar la gran cantidad de tiempo para pensar qué o qué no debe incluirse en la plantilla.

Reducir el riesgo

Los gerentes de proyecto saben que todos los proyectos tienen riesgos (p. ej., retrasos, conflictos de programación, emergencias, eventos fortuitos y opiniones de clientes), pero también reconocen que deben ser identificados y gestionados para minimizar su impacto negativo en el proyecto. Una plantilla de gestión de riesgos del proyecto, por ejemplo, puede ayudar a guiar a las personas al mando a saber dónde hay que mirar de inmediato, evaluar el nivel de un riesgo identificado y asignarlo a una persona responsable que pueda ocuparse de él.

Reforzar la necesidad de procesos documentados

El uso de una plantilla de proyecto respalda la necesidad de tener un proceso que esté bien documentado y archivado. Tener datos seguros disponibles en cualquier momento puede ser esencial para el éxito de los proyectos actuales y futuros. La plantilla puede contener toda la información relevante a la que las partes interesadas pueden acceder fácilmente y consultar para ayudar a ejecutar sus proyectos con éxito.

5 fases de la gestión de proyectos

El Project Management Institute (PMI) desarrolló originalmente cinco fases de gestión de proyectos:

Fase de inicio del proyecto

Un proyecto se inicia, nombra y define formalmente a nivel amplio durante esta fase. Los patrocinadores del proyecto y otras partes interesadas importantes deciden con la debida diligencia si se comprometen o no con un proyecto. Dependiendo de la naturaleza del proyecto, se realizan estudios de viabilidad. O, según sea necesario en un proyecto de TI: la recopilación y el análisis de requisitos se realizan en esta fase. En la industria de la construcción, se completa un acta de constitución oproject charterdurante esta fase.

Fase de planificación del proyecto

Esta fase inicia la creación de un plan de gestión del proyecto que tiene en cuenta el coste, el alcance, la duración, la calidad, la comunicación, el riesgo y los recursos necesarios para un proyecto. Algunos procesos que a menudo se completan durante esta etapa son el desarrollo de una estructura de desglose del trabajo (WBS en inglés), la definición de productos finales y tareas, gráficos de metas y modos de comunicación.

Fase de ejecución del proyecto

Aquí es cuando se desarrolla y completa un producto final del proyecto, adhiriéndose a un plan trazado. La mayoría de las tareas durante esta fase capturan métricas del proyecto a través de tareas como reuniones y actualizaciones de estado del proyecto, otros informes de estado, necesidades de recursos humanos e informes de rendimiento.

Fase de seguimiento y control del proyecto

Ocurre al mismo tiempo que la fase de ejecución, y se trata principalmente de medir el rendimiento y la progresión del proyecto de acuerdo con el plan. La verificación y el control del alcance se realizan para verificar y monitorear el crecimiento excesivo y el cambio de control para rastrear y administrar los cambios en los requisitos del proyecto. El cálculo de los KPIs para el coste y el tiempo se realiza para medir el grado de variación, si existe, y en cuyo caso se determinan y sugieren medidas correctivas para mantener un proyecto en marcha.

Fase de cierre del proyecto

El proyecto se encuentra formalmente cerrado. Incluye una serie de tareas importantes como la entrega del producto, la liberación de recursos, la recompensa de los miembros del equipo y la terminación formal de los contratistas en caso de que estuvieran empleados en el proyecto.