O que é um relatório A3?

Um relatório A3 ou Modelo A3 é um método de solução de problemas normalmente usado por gerentes e supervisores para identificar, compreender e resolver problemas em um ambiente de negócios. Tendo evoluído da filosofia de gestão enxuta do Toyota Production System (TPS), ele agora é comumente usado por vários setores que procuram melhorar sua qualidade e eficiência operacional.

O PDCA (planejar-fazer-checar-agir ou planejar-fazer-checar-ajustar) é um método de gerenciamento utilizado no Modelo A3. É um método científico que visa:

1. Estabelecer o resultado desejado e proponha uma solução para alcançá-lo (planejar)

2. Testar a solução proposta e reúna dados sobre sua eficácia (fazer)

3. Analisar os dados coletados do teste e compare os resultados com o resultado desejado (checar)

4. Fazer ajustes na solução com base nos dados das fases “fazer” e “checar” até que a meta seja alcançada (agir ou ajustar)

3 principais motivos para usar relatórios A3

Apesar da abundância de modelos de resolução de problemas (8D, 5 porquês, CAPA, etc), ainda existem razões convincentes para as empresas tornarem os relatórios A3 uma parte integrante de sua organização. Deixar de fazer um relatório A3 onde for garantido pode resultar em rupturas do projeto, perda de produtividade e ineficiência do processo.

É uma ferramenta versátil de resolução de problemas

Uma empresa de sucesso é aquela que se esforça constantemente para operar na capacidade máxima. Os relatórios A3 ajudam a atingir esse ideal, identificando problemas, ineficiências e ambiguidades no processo de negócios e, em seguida, apresentando possíveis soluções. Por meio de análise cuidadosa, colaboração e pensamento crítico, o modelo A3 pode se adaptar a quase qualquer tipo de negócio ou setor.

Para estabelecer uma cultura de melhoria contínua

A integração do Método PDCA em sua estrutura operacional ajuda as empresas a se adaptarem a quaisquer desafios que possam afetar negativamente suas operações, por exemplo, novas tendências, concorrência ou uma mudança no cenário econômico.

Para se comunicar entre as funções e manter as partes interessadas informadas sobre questões/problemas

Embora não tenha sido projetado principalmente para ser uma ferramenta de comunicação, um Relatório A3 pode ser usado para informar funções diferentes, bem como partes interessadas, sobre questões operacionais e planos para resolvê-las. É especialmente eficaz porque seu formato de uma página inclui apenas os detalhes mais relevantes do assunto.

Embora não tenha sido projetado principalmente para ser uma ferramenta de comunicação, um Relatório A3 pode ser usado para informar funções diferentes, bem como partes resolvidas, sobre questões operacionais e planos para resolvê-las. É especialmente eficaz porque seu formato de uma página inclui apenas os detalhes mais relevantes do assunto.

Relatório A3: quando NÃO usar

Os relatórios A3 são flexíveis e eficazes nas mãos de uma equipe competente. No entanto, alguns problemas não são complexos o suficiente para exigir um A3 ou podem ser melhor tratados com modelos alternativos de resolução de problemas.

Se um problema pode ser facilmente resolvido com uma solução simples e óbvia

Não é necessário usar um Relatório A3 em algo tão simples como apertar um parafuso solto ou atualizar uma entrada incorreta em uma planilha. Os relatórios A3 devem ser reservados para questões complexas que requerem análise cuidadosa, pensamento crítico e uma equipe para resolver.

Se o problema e as soluções propostas forem muito complexos para caber em uma página

A escala de um problema e seu impacto devem ser avaliados adequadamente antes que uma equipe decida usar A3 para resolvê-lo. Em tais casos onde A3 não será suficiente, outros modelos de solução de problemas mais completos, como 8D pode ser a melhor opção.