O que é um instrução de trabalho?

Um instrução de trabalho é uma ferramenta usada para demonstrar informações específicas, sequenciais e detalhadas sobre quem, o quê, quando e como uma determinada tarefa será executada. Ele fornece uma orientação ideal para que os funcionários recém-contratados se envolvam rapidamente na força de trabalho e aumentem a produção. Ele também ajuda a reduzir a probabilidade de riscos e erros durante a execução de processos de trabalho.

Importância de um modelo de instrução de trabalho

Um modelo de instrução de trabalho é essencial para empresas em todos os setores. Ele ajuda os proprietários, supervisores ou instrutores de projetos a passarem as instruções e o escopo do trabalho para suas respectivas equipes. Ele orienta a equipe na execução de certas tarefas, incluindo os processos passo a passo, requisitos do projeto, ferramentas, materiais a serem usados e outras políticas que os ajudarão a executar suas tarefas com precisão. Também ajuda a aumentar a eficiência e a produtividade dos funcionários.

Como escrever instruções de trabalho

A instrução de trabalho da escrita é fundamental, pois é uma das bases de um projeto. A pessoa que criará as instruções de trabalho deve estar bem informada, treinada e orientada sobre o assunto. Uma instrução de trabalho deve ser fácil de compreender, clara e precisa para todos os membros da equipe ou partes interessadas que irão lê-la e entendê-la como sua referência. Aqui estão as etapas sobre como escrever instruções de trabalho.

Forneça informações gerais

Reúna todas as informações necessárias antes de construir a instrução de trabalho, incluindo os procedimentos de alto nível, políticas e dependências de tarefas. É importante fornecer o contexto do projeto ou tarefa atribuída. Dê uma visão geral da finalidade do trabalho e identifique os proprietários do projeto ou da tarefa.

Apresente um procedimento passo a passo

Descreva um passo a passo claro e simples detalhes do projeto. Deve ser fácil de entender e pode ser seguido imediatamente para garantir que todas as ações sejam realizadas pelos proprietários da tarefa. Também deve incluir os materiais, referências ou imagens para apoiar as instruções de trabalho.

Validar a tarefa

As instruções de trabalho devem ser escritas por especialistas no assunto (PMEs) para garantir que cada detalhe da instrução seja preciso e dentro do escopo de trabalho.

Mantenha as coisas simples

As instruções de trabalho devem ser fáceis de usar e formatadas para facilitar a leitura. Deve estar em ordem sequencial e evitar o uso de palavras complexas, como jargões, acrônimos e termos técnicos que não podem ser compreendidos pelo usuário pretendido. Use uma linguagem apropriada e mantenha as instruções de trabalho curtas e concisas.

Teste a instrução de trabalho

Teste a instrução de trabalho e deixe um colega seguir as etapas. Identifique se há confusão ou instruções pouco claras que levariam ao processamento impróprio da tarefa. Isso ajudaria a corrigir imediatamente o modelo de instrução de trabalho antes da divulgação aos responsáveis pela tarefa.

Mantenha as instruções de trabalho documentadas

Registre a instrução de trabalho e distribua-a aos responsáveis pelas tarefas. Certifique-se de que os proprietários da tarefa leiam e validem antes da execução da tarefa. Reveja as instruções de trabalho regularmente e atualize-as se necessário. Salve-o onde qualquer pessoa que precise da instrução de trabalho possa acessá-lo.