Système de gestion des actifs
Apprenez à mettre en place un système de gestion des actifs en définissant des objectifs, en créant un plan et en utilisant la technologie d'aujourd'hui.
Apprenez à mettre en place un système de gestion des actifs en définissant des objectifs, en créant un plan et en utilisant la technologie d'aujourd'hui.
Publication 2 Juin 2023
Un système de gestion des actifs est un processus utilisé par les entreprises et les organisations pour surveiller et gérer leurs actifs. Il s'agit d'outils, de techniques et, parfois, de logiciels qui contribuent à la réalisation des politiques et des objectifs de gestion des actifs.
La gestion des actifs permet aux entreprises de maximiser leur retour sur investissement et de minimiser les pertes. Les actifs sont des éléments de valeur dont une entreprise ou une organisation bénéficie. Grâce à la gestion des actifs, les parties prenantes sont en mesure de suivre les performances et l’état général de leurs actifs et de s’assurer qu’ils sont utilisés efficacement tout au long de leur vie utile.
Les objectifs d’un système de gestion des actifs varient en fonction de l’industrie ou du type d’activité d’une organisation. Cependant, quel que soit le secteur d’activité, ils peuvent être atteints grâce à une planification minutieuse et stratégique. Voici les objectifs communs atteints grâce à un système de gestion des actifs :
Les autres objectifs qui peuvent être atteints grâce à la gestion des actifs relèvent des catégories suivantes :
Un plan stratégique de gestion des actifs décrit les activités spécifiques, les ressources et le calendrier nécessaires pour atteindre les objectifs de gestion des actifs de l’entreprise. Vous trouverez ci-dessous les étapes qui vous aideront à élaborer votre propre plan de gestion stratégique des actifs pour votre entreprise :
La gestion de l’inventaire des actifs est un élément clé d’un système de gestion des actifs. Elle se concentre sur l’état individuel et la performance des actifs pour aider les entreprises à allouer et à utiliser correctement leurs actifs.
Dans le cadre du plan stratégique de gestion des actifs ci-dessus, la gestion de l’inventaire des actifs vise à déterminer les éléments suivants :
La gestion de l’inventaire et la gestion de l’inventaire des actifs permettent toutes deux de suivre les biens d’une entreprise. Bien que les deux processus soient très similaires, ils présentent quelques différences.
Gestion des stocks Se concentre sur le suivi des éléments que l’entreprise vend ou utilise pour réaliser des bénéfices. La gestion de l’inventaire des actifs, quant à elle, se concentre sur le suivi des équipements et des fournitures qu’une entreprise utilise pour ses opérations quotidiennes. Par exemple, les stocks d’une épicerie sont les produits qu’elle vend, tandis que les actifs désignent les équipements tels que les caisses enregistreuses et les lecteurs de codes-barres.
Pour mieux illustrer les différences entre la gestion des stocks et la gestion de l’inventaire des actifs, voici un tableau comparant les deux processus :
Gestion de l’inventaire | Gestion de l’inventaire des actifs | |
Portée | Matières premières et produits finis | Équipement informatique, matériel, véhicules, bâtiments, propriété intellectuelle, logiciels, actifs financiers, employés. |
Focus | Suivre l’emplacement, la période de détention et la valeur du stock avant sa vente ou son utilisation. | Identique à la gestion des stocks, mais comprend également l’analyse de la dépréciation, de la performance et de la maintenance des actifs. |
Cas d’utilisation dans l’industrie |
-Industrie de la vente au détail (marchandises) |
Toutes les industries ; chaque entreprise aura des actifs qui devront être gérés et pris en compte. |
Les cinq conseils les plus importants pour réaliser un inventaire des actifs sont les suivants :
L’un des principaux processus de la gestion de l’inventaire des actifs est le suivi et la surveillance des actifs. En gardant un œil sur les différents actifs, les entreprises peuvent réaliser un inventaire plus organisé et plus complet de leurs actifs. Le suivi et la surveillance des actifs permettent également de découvrir et de résoudre plus rapidement les problèmes liés aux actifs. Cette aide permet d’éviter que les actifs soient cédés plus tôt que prévu.
Bien que la plupart des entreprises disposent déjà d’un système de suivi des actifs, certaines commettent l’erreur de procéder à l’inventaire des actifs sans avoir préalablement mis en place le suivi et la surveillance des actifs. Si les entreprises ne savent pas qu’un actif existe, elles ne seront pas en mesure de l’inclure dans l’inventaire des actifs.
Une fois qu’un système de suivi des actifs a été établi et que l’entreprise dispose d’une liste complète de tous ses actifs, l’étape suivante consiste à les organiser en catégories. Cela facilite non seulement la gestion des actifs en général, mais permet également de définir la portée de l’inventaire des actifs. Au lieu d’effectuer un inventaire complet des actifs, les entreprises peuvent choisir de procéder à l’inventaire des actifs par phases. Par exemple, l’inventaire des actifs de ce mois-ci concerne les actifs de la catégorie A tandis que l’inventaire des actifs du mois prochain concerne les actifs de la catégorie B.
Après avoir organisé les actifs en catégories et décidé de la catégorie sur laquelle se concentrer pour cet inventaire des actifs, les entreprises peuvent fixer la date et l’heure auxquelles l’inventaire des actifs aura lieu.
La logistique est un autre détail qui doit être discuté par la direction. Certains types de biens peuvent nécessiter une préparation supplémentaire ou un équipement spécial (par exemple, les véhicules pour le transport des biens ou l’équipe responsable de l’inventaire des biens jusqu’au lieu où se trouvent les biens).
Bien que chaque entreprise dispose de différents types d’actifs, une règle générale qui peut être appliquée lors de la description de l’état des actifs est d’indiquer si l’actif est utilisable ou non. Les entreprises peuvent également ajouter les questions suivantes pour clarifier davantage l’état et la performance de l’actif :
Après avoir dressé la liste des biens et de leur état, il est important de stocker ces données dans un endroit sûr, de préférence numérique. Si le stockage des fiches d’inventaire des actifs sur papier dans un classeur peut fonctionner temporairement, il présente de nombreux inconvénients à long terme. Grâce à une base de données numérique, les entreprises peuvent facilement accéder aux inventaires d’actifs précédents et les utiliser comme modèles pour le prochain.
Il se passe beaucoup de choses dans la gestion des actifs, à tel point que le flux de travail manuel traditionnel devient fastidieux et inefficace. Une organisation qui possède un grand nombre d’actifs aura certainement des difficultés à les contrôler et à les utiliser. Heureusement, nous vivons à l’ère du numérique, où la plupart des processus commerciaux peuvent être automatisés pour aider les organisations à être agiles.
Les listes de contrôle ont toujours été un excellent outil pour organiser les tâches et faire avancer les choses. Mais elles peuvent aussi être utilisées pour collecter des données précises. Les listes de contrôle numériques sont largement utilisées par les entreprises de différents secteurs d’activité pour diverses utilisations telles que les audits et les inspections. Cela leur permet de collecter facilement des données précises auprès d’équipes réparties sur plusieurs sites, au lieu d’utiliser des listes de contrôle et des formulaires papier qui se perdent, le plus souvent.
Les listes de contrôle numériques peuvent également être un excellent outil pour la gestion des actifs. Elles peuvent enregistrer et surveiller les actifs d’une organisation sur différents sites. À titre d’exemple, voici deux listes de contrôle qui peuvent soutenir les activités de gestion des actifs :
Ce modèle d’audit d’actifs fixes peut être utilisé pour tenir des registres d’actifs fixes. Ce modèle peut aider les organisations à donner à leur personnel les moyens de recueillir des informations détaillées et précises sur les actifs.
Cette liste de contrôle de l’inventaire général peut être utilisée pour enregistrer différents types de biens appartenant à une organisation. Elle peut collecter des informations sur les actifs telles que l’état, la quantité et la valeur nette.
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SafetyCulture (iAuditor) offre un certain nombre de modèles d'audit d'actifs prêts à l'emploi qui peuvent être utilisés par diverses industries dans le cadre de leur système de gestion d'actifs afin de recueillir efficacement des données précises et de surveiller de manière cohérente la performance et l'état des actifs sur plusieurs sites.
Équipe de rédaction de SafetyCulture
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