Qu’est-ce qu’une POS ?
Une procédure opérationnelle normalisée (POS) est un ensemble d’instructions documentées créées pour aider les employés à effectuer des tâches industrielles de routine. Il peut être utilisé pour les tâches manuelles et automatisées, et sert également de guide pour travailler en sécurité. Le respect des procédures opérationnelles normalisées contribue à promouvoir la cohérence du travail, à prévenir les pertes de qualité et à préserver la réputation de la marque.
Consquences de la non-conformit aux procdures oprationnelles normalises (SOP)
Une bonne procdure oprationnelle normalise est conue pour rationaliser le processus de production tout en minimisant le risque d’erreur. La non-conformit aux modes opratoires normaliss pourrait entraner les consquences suivantes :
- Absence de contrle de la qualit
Les procdure oprationnelle normalise aident produire des produits de haute qualit de manire constante. Le non-respect de ces procdures oprationnelles normalises peut entraner des rsultats d’une qualit ingale et des clients insatisfaits. - Faible productivit
Les procdures oprationnelles normalises sont conues pour amliorer l’efficacit. La non-conformit rend difficile l’atteinte d’une productivit maximale puisque les dlais oprationnels varient pour chaque employ. - valuations subjectives des performances
Les procdures oprationnelles normalises dfinissent clairement les tches et les responsabilits des membres de l’quipe. Les valuations objectives des performances sont effectues en mesurant les performances relles par rapport aux normes fixes par les procdures oprationnelles standard de l’industrie. Si la direction et les employs ne suivent pas la mme norme, les attentes deviennent floues et les valuations peuvent tre influences par des prjugs personnels. - Rupture de la communication
Les procdures oprationnelles normalises communiquent les mises jour des processus aux employs. Si les travailleurs ne respectent pas les procdures oprationnelles normalises, ils risquent de commettre des erreurs qui pourraient compromettre la qualit et l’efficacit de leur travail. - Augmentation du risque d’accident
Les pratiques de travail sres sont souvent intgres dans les procdures oprationnelles normalises des entreprises. La non-conformit peut exposer les employs un risque plus lev d’accidents ou de blessures lis au travail.
Comment rdiger une procdure oprationnelle normalise ?
Se conformer aux rglementations et produire des rsultats cohrents ne doit pas tre un parcours du combattant. La prparation d’un document de POS bien rdig peut guider les employs dans l’excution des tches de routine de la meilleure faon possible et en toute scurit. Il n’existe pas de norme officielle pour la rdaction d’un document de SOP. Cependant, certaines tapes peuvent aider rdiger une SOP efficace.
tape 1 : Dterminer l’objectif
La rdaction de votre SOP pour votre entreprise commence par une rflexion sur ce que vous voulez accomplir. Qu’il s’agisse de lancer un nouveau processus ou d’amliorer un processus existant, la dtermination de la finalit ou de l’objectif facilite la rdaction du document SOP.
Pour vous donner une ide, voici quelques exemples :
Modle de conformit des procdures oprationnelles normalises| Exemple 1 : |
| Objectif : L’objectif de cette POS est de garantir que les tapes sont suivies pour torrfier, lyophiliser et traiter les grains de caf afin de produire du caf instantan. |
Liste de vrification SOP pour la compression des mdicaments| Exemple 2 : |
| Objectif : L’objectif de cette SOP est de garantir que les tapes sont suivies correctement lors de l’utilisation de la presse comprims pour effectuer la compression directe des mdicaments. |
tape 2 : Dfinir la porte
La porte dfinit l’tendue de votre document SOP. Elle clarifie les dtails tels que les limites ou les exceptions de la procdure, et les personnes qui s’en serviront ou qui seront impactes.
Modle de conformit des procdures oprationnelles normalises| Exemple 1 : | ||
| Porte : | – O la SOP doit-elle tre utilise ? Laboratoire de fabrication chimique – qui s’adresse la SOP ? Laborantins et oprateurs de presse comprims – Y a-t-il des limitations ou des exceptions spcifiques cette procdure oprationnelle normalise ? Cela s’applique uniquement la production de comprims pharmaceutiques. | |
Liste de vrification SOP pour la compression des comprims | Exemple 2 : | ||
| Porte : | – O la SOP doit-elle tre utilise ? Laboratoire de fabrication chimique – qui s’adresse la SOP ? Laborantins et oprateurs de presse comprims – Y a-t-il des limitations ou des exceptions spcifiques cette SOP ? Cela s’applique uniquement la production de comprims pharmaceutiques. | |
tape 3 : Choisissez un format
Il existe diffrents formats pour rdiger un document SOP. Une procdure oprationnelle normalise utilise gnralement un format tape par tape, qui est simple et facile suivre. Il y a aussi le format hirarchique qui est similaire au prcdent, la seule diffrence tant qu’il fournit des instructions plus dtailles et spcifiques pour chaque tape. Enfin, le format d’organigramme o les processus sont illustrs. Cette solution est la plus adapte aux processus qui ncessitent une prise de dcision. Vous pouvez choisir d’en utiliser un ou de les combiner, pour autant que ce soit appropri et facilement comprhensible par votre public.
tape 4 : Rdiger les procdures
En fonction du format que vous avez choisi, commencez rdiger les procdures en fonction de votre objectif. Un bon principe suivre lors de la rdaction est celui des 5 C : clair, concis, correct, courtois et complet. Cela permet d’liminer les approximations de la procdure et de s’assurer que chaque tape est cohrente.
Modle de conformit des procdures opratoires normalises| Exemple 1 : | ||
| Procdure : | tape 1 – Portez des EPI ou des protections avant d’entrer dans l’atelier de production. tape 2 – Activez la ventilation avant de mettre les machines industrielles en marche. tape 3 – Rglez le four 200C pour la torrfaction initiale des grains de caf. tape 4 – Rgler la cellule de refroidissement du caf -50C tape 5 – Enfiler des vtements thermiques avant d’ouvrir la cellule de refroidissement tape 6 – Rgler le vide basse pression 60C tape 7 – Contrler la conformit aux spcifications et l’absence de dfauts visuels pendant la production sur la ligne d’assemblage. tape 8 – Effectuer les inspections finales avant que les produits ne soient emballs dans des botes | |
Liste de vrifications SOP pour la compression des comprims | Exemple 2 : | ||
| Procdure : |
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tape 5 : Rvision et mise jour si ncessaire
Aprs avoir rdig votre document SOP, rvisez-le et testez-le avec les autres membres de l’quipe avant de l’envoyer aux parties prenantes pour approbation. Une fois approuv, il sera ensuite mis en uvre et partag avec les employs concerns. Cependant, cela ne s’arrte pas l. Les SOP doivent tre continuellement rvises et mises jour, de prfrence tous les 6 12 mois ou selon les besoins.
Application mobile pour raliser des vrifications de procdures oprationnelles normalises (SOP)
Effectuez des contrles de conformit aux procdures oprationnelles normalises en toute simplicit l’aide d’une liste de vrification numrique. Utilisez SafetyCulture (iAuditor) sur votre tlphone ou votre tablette et effectuez des contrles sur place pour vous assurer que les employs respectent les procdures oprationnelles normalises dans l’entreprise. Prenez des notes et attribuez les actions ncessaires pour rsoudre les cas de non-conformit. Avec SafetyCulture (iAuditor), l’application d’inspection mobile n1 dans le monde, vous pouvez galement :
- gnrer des rapports sur place ;
- prendre des photos de l’quipement, des appareils ;
- indiquer les mesures correctives et fixer la priorit et la date d’chance ; et
- sauvegarder les rapports en ligne et les conserver en toute scurit dans le Cloud.
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