Qu’est-ce qu’un audit des immobilisations ?

Un audit des actifs fixes est le processus formel d’enregistrement des ressources à long terme d’une entreprise, principalement celles utilisées pour générer des revenus. Il peut s’agir par exemple de terrains, de bâtiments, d’équipements, de mobilier/aménagements de bureau et de véhicules. Les audits d’actifs sont réalisés par des comptables d’actifs et/ou des auditeurs d’actifs indépendants qui présentent leurs conclusions dans un rapport d’actifs.

L’intérêt de l’audit des immobilisations

Les actifs immobilisés peuvent représenter le poste le plus important du bilan des entreprises, notamment dans le secteur de l’industrie et de la santé. Des registres d’immobilisations déficients peuvent conduire à des rapports financiers inexacts. Vous devez effectuer des audits de haute qualité en sachant que les actifs fixes ne sont pas aussi peu risqués que vous le pensez.

Les 5 principales raisons d’effectuer des audits réguliers des actifs fixes

Outre le fait que l’audit des actifs est étroitement lié à l’obligation légale de déclaration fiscale, les entreprises ont beaucoup à gagner en effectuant régulièrement des audits d’actifs. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles les entreprises devraient procéder à un audit régulier de leurs immobilisations :

– Vérifier l’exactitude des registres financiers

Quelle que soit la taille de l’entreprise, elles sont légalement tenues de soumettre des déclarations fiscales. Des audits réguliers permettent aux entreprises de disposer d’une évaluation actualisée de leurs ressources à long terme, ce qui est essentiel pour rédiger des déclarations fiscales exactes, éviter les problèmes juridiques et les amendes lourdes. De plus, le fait d’avoir un aperçu précis de la situation financière de l’entreprise peut faciliter l’établissement du budget pour l’avenir.

– Pour éviter les actifs fantômes

Les actifs fantômes sont des actifs fixes qui apparaissent dans le grand livre d’une entreprise, mais qui sont soit physiquement absents, soit rendus inutiles et inopérants. Les actifs fantômes contribuent toutefois aux obligations fiscales et aux dettes d’assurance d’une entreprise, même s’ils ne contribuent pas à augmenter les bénéfices. La réalisation d’audits des actifs fixes selon un calendrier précis peut aider les entreprises à identifier et à éliminer les actifs fantômes avec une plus grande régularité afin d’éviter les dépenses inutiles et d’améliorer la trésorerie globale.

– Éliminer la fraude interne

Une entreprise qui n’effectue pas régulièrement des audits des immobilisations devient beaucoup plus vulnérable à la fraude interne. Les employés, les responsables ou d’autres personnels pourraient profiter du manque de surveillance et le détournement d’actifs pourrait devenir un problème.

– Fournir une assurance aux actionnaires

Tous les actionnaires n’occupent pas des postes de direction, ce qui signifie qu’ils n’ont pas toujours un accès immédiat aux chiffres de l’entreprise. Des audits réguliers et des rapports ultérieurs peuvent contribuer à garantir aux actionnaires la bonne réputation de l’entreprise, ce qui les encourage à continuer à investir.

– Renforcer la crédibilité de l’entreprise auprès des acheteurs potentiels.

Si le patron envisage de vendre son entreprise dans un avenir proche, des audits réguliers peuvent contribuer à garantir l’exactitude et la fiabilité des chiffres qui seront présentés aux acheteurs potentiels.

Comment réaliser un audit des immobilisations de manière efficace

Les rapports d’actifs peuvent être difficiles à établir, étant donné que la plupart des entreprises les établissent encore sur papier. Il est important que les actifs fixes soient vérifiés physiquement et documentés comme preuve de leur existence et de leur utilité, et l’accomplissement de cette tâche manuelle implique de nombreuses étapes. Voici comment SafetyCulture (anciennement iAuditor) peut rendre l’audit des immobilisations plus facile, plus rapide et plus pratique :

• Téléchargez gratuitement des modèles d’audit d’actifs prêts à l’emploi et lancez-vous immédiatement, personnalisez des modèles préétablis ou créez-en de nouveaux grâce à notre outil de création de modèles par simple glisser-déposer.

• Photographiez et annotez vos photos comme preuves de l’existence et de l’utilité des immobilisations.

• Programmez et assignez des audits aux auditeurs des actifs et ils seront notifiés par e-mail et/ou par notification push.

• Attribuez des actions correctives sur place pour les problèmes qui doivent être résolus. Définissez l’heure, la date et le niveau de priorité des tâches correctives.

• La synchronisation automatique entre les appareils mobiles et la plateforme de bureau fournit des tableaux de bord analytiques en temps réel . Obtenez une visibilité sur votre conformité, l’exactitude de vos données, et plus encore.

• Inclure la signature numérique de l’auditeur pour garantir la validité et la responsabilité.

• Une fois l’audit terminé, un rapport instantané et partageable est automatiquement généré.

Détails souvent oubliés lors des audits d’actifs fixes

Les comptables dédiés aux immobilisations effectuent des audits périodiques, en fonction du cycle de vie des immobilisations. Le processus, parfois routinier, néglige des informations clés, ce qui rend plus difficile la résolution des inexactitudes lors des futurs audits des immobilisations. Effectuez des audits de qualité en gardant un œil sur les détails cruciaux ci-dessous :

Description insuffisante des actifs fixes

Non seulement un actif mal décrit est difficile à vérifier physiquement, mais il peut également semer la confusion chez les destinataires du rapport d’audit. Alors que les numéros d’actifs sont pour les livres comptables, les descriptions des actifs que l’on trouve habituellement sur les étiquettes d’identification des biens sont visibles seulement par vous-même.

Au lieu de décrire une pièce d’équipement comme « Machine à gingembre », optez pour « Machine à polir, laver et éplucher le gingembre en acier inoxydable » avec les informations sur le fabricant, le modèle et le numéro de série. L’identification précise de l’actif à contrôler rend le processus plus efficace, ce qui vous permet de disposer de plus de temps pour d’autres questions importantes.

Coût initial sous-estimé lors de l’acquisition par unité

Les contrôles internes relatifs à l’application incohérente du seuil de capitalisation et à l’attribution de durées de vie déraisonnables pour l’amortissement de l’actif fixe doivent être abordés. Étant donné que le coût total d’un actif fixe comprend le coût de la main-d’œuvre d’installation, comme les salaires et les avantages sociaux connexes, leur omission pourrait entraîner une charge de travail supplémentaire et perturber les activités.

Un logiciel d’audit des immobilisations facile à utiliser,tel qu’SafetyCulture (iAuditor), peut contribuer à faciliter une documentation adéquate entre les départements et à mettre à jour les dossiers en temps réel.

Facture d’immobilisation mal classée ou retirée

Même si la personne responsable de l’immobilisation vous fournit toutes les informations nécessaires à l’audit, la facture peut être indisponible parce qu’elle a été classée ailleurs ou retirée pour des usages spécifiques comme les réapprovisionnements.

Cette lenteur dans l’obtention des documents dont vous avez besoin peut vous retarder et vous faire oublier potentiellement des détails dans le rapport d’audit. Pour vous aider à suivre exactement les données et à les ajuster dans le rapport, attribuez une action avec un niveau de priorité, une date d’échéance et une notification dans l’application en utilisant les actions collaboratives d’SafetyCulture (iAuditor).

Application pour la gestion des audits d’immobilisation

Une application mobile d’audit des actifs fixes est un outil utilisé par les comptables des actifs de l’entreprise ou les auditeurs indépendants des actifs pour vérifier le cycle de vie des actifs fixes et leurs enregistrements. Avec le logiciel d’audit des immobilisations SafetyCulture (iAuditor), vous pouvez profiter des listes de contrôle gratuites de l’audit des immobilisations dans l’application SafetyCulture (iAuditor) afin que tout soit comptabilisé – avec des preuves photographiques. Utilisez SafetyCulture (iAuditor) pour démontrer facilement l’existence d’un actif tout en garantissant une fonctionnalité optimale tout au long de sa durée de vie.

• Capturez les preuves photographiques des actifs fixes

  Scannez rapidement les codes-barres et les QR codes des immobilisations pour vérifier l’exactitude des enregistrements et prenez des photos pour révéler leur état – si la personne responsable met correctement en œuvre le cycle de vie des immobilisations. Le logiciel SafetyCulture (iAuditor) Fixed Asset Software est conçu pour protéger les équipements et les machines des frais généraux associés à une mauvaise gestion, comme les actifs fantômes et la fraude.

• Rapports d’audit complets et personnalisables

  L’exactitude des rapports est essentielle lorsqu’il s’agit de contrôler les immobilisations. Avec le logiciel d’audit d’actifs SafetyCulture (iAuditor), vous pouvez générer des rapports complets dans des formats prédéfinis, à la fois sous forme de rapport Web et de PDF. Transformez les audits réalisés en rapports personnalisables qui répondent aux besoins de votre entreprise – ajoutez le logo de votre entreprise, une table des matières, etc.

• Accès sécurisé aux données à tout moment et en tout lieu

  Sauvegardez et sécurisez automatiquement chaque rapport d’audit des immobilisations grâce au stockage Cloud sécurisé du logiciel SafetyCulture (iAuditor) Asset. Le personnel autorisé peut facilement accéder à l’historique des enregistrements numériques des immobilisations enregistrées, où qu’il se trouve. Rationalisez votre processus d’audit en vérifiant facilement les références et améliorez la collaboration entre les départements de l’entreprise.

Démarrez avec SafetyCulture (iAuditor) pour des audits de haute qualité

Le logiciel d’audit d’actifs fixes SafetyCulture (iAuditor) peut servir d’allié puissant pour aider les comptables d’actifs fixes et les auditeurs d’actifs tiers à réaliser des audits de haute qualité. Cette technologie peut être la solution pour combler les lacunes causées par les erreurs humaines lors des audits et garantir une fonctionnalité optimale alors que l’actif se déprécie avec le temps. Capturez chaque détail avec des preuves photographiques et exploitez pleinement le cycle de vie de vos actifs fixes.