Grille d'évaluation des besoins

Dans cet article, nous aborderons brièvement les points suivants :

• La différence entre une évaluation des besoins et une analyse des besoins
• Comment procéder à une évaluation des besoins ?
• Méthodes de collecte de données pour l’évaluation des besoins
• Qu’est-ce qu’un outil d’évaluation des besoins ?

Évaluation des besoins et analyse des besoins

Les termes « évaluation des besoins » et « analyse des besoins » sont souvent utilisés de manière interchangeable. Bien qu’apparemment identiques, les deux sont en fait distincts.

Comme mentionné, l’évaluation des besoins identifie les besoins et les lacunes qui existent actuellement dans l’organisation. Une fois les lacunes et les besoins découverts, l’analyse des besoins ou l’analyse des lacunes est alors utilisée pour déterminer le « qui », le « quoi », le « où » et le « pourquoi » des lacunes. Les deux processus fonctionnent conjointement pour amener l’organisation d’un point à un autre afin de combler les lacunes de l’organisation.

Comment procéder à une évaluation des besoins ?

L’évaluation des besoins est un outil puissant qui peut aider les gestionnaires de projet à prendre des décisions, à allouer des ressources et, en fin de compte, à atteindre les objectifs de l’entreprise. Voici les étapes que les gestionnaires de projet peuvent suivre pour mener à bien une évaluation des besoins :

Comprendre les exigences et définir les objectifs.

Les chefs de projet et les membres de leur équipe doivent comprendre clairement l’objectif global du projet et les exigences pour le mener à bien. En tant que chef de projet, aidez l’équipe à y voir plus clair en répondant aux questions suivantes :

• • À quoi ressemble la réussite de ce projet ?
  • Quelles sont les étapes individuelles ou les produits livrables qui seront concernés ?
  • À quoi ressemblera le déroulement général du projet du début à la fin ?
  • Quelle est notre liste de souhaits pour le projet ?

Déterminer les ressources existantes.

Compte tenu des exigences et des objectifs du projet, déterminez les ressources disponibles dans votre organisation que vous pouvez utiliser pour le projet.

Identifier les besoins et les lacunes.

En déterminant les ressources disponibles, vous serez également en mesure d’identifier les lacunes qui doivent être comblées afin de progresser vers l’achèvement. Cela se fait par la collecte et l’analyse de données. Il existe plusieurs méthodes qui peuvent être utilisées pour aider à identifier les lacunes.

Élaborez un plan d’action.

À la fin de l’évaluation des besoins, examinez les données que vous avez recueillies et comparez-les aux objectifs que vous avez fixés pour le projet. Cela permet de mettre l’accent sur les mesures que l’équipe doit prendre pour atteindre les objectifs du projet. Votre plan d’action doit présenter les principales approches et stratégies et désigner un chef d’équipe et une date limite pour chacune d’entre elles.

3 méthodes de base pour la collecte des données

Pour identifier les besoins et les lacunes, il existe plusieurs façons de procéder à la collecte de données pour l’évaluation des besoins. Voici trois méthodes de collecte de données de base qui peuvent être utilisées pour mener des évaluations des besoins :

Enquêtes

Les enquêtes sont des outils utiles pour recueillir des données en vue de l’évaluation des besoins. Elle peuvent être menées sous forme écrite ou électronique. Il s’agit d’une méthode rentable qui vous permet de recueillir des données pour l’évaluation de vos besoins lorsque vos objectifs l’exigent :

• une méthode rentable pour recueillir des réponses auprès d’un grand nombre de personnes ;
• une méthode permettant de recueillir les réponses à un nombre assez important de questions ;
• des données faciles à résumer et à rapporter
• une méthode qui permet un certain degré d’anonymat pour les répondants afin de recueillir une réponse plus franche ;

Interviews

Les entretiens consistent à recueillir des données par le biais d’une ou plusieurs conversations entre deux ou plusieurs personnes. Les entretiens peuvent être menés en face à face ou par le biais de la technologie (vidéoconférence, téléphone, ou en ligne.) Les entretiens sont utilisés pour identifier les personnes qui peuvent fournir des informations approfondies sur les besoins et les lacunes du projet et recueillir leurs idées sur la façon d’y répondre. Bien que cette méthode demande beaucoup de travail et de temps, elle est peu coûteuse et permet de recueillir une variété de points de vue et de donner aux enquêteurs une meilleure clarté sur les réponses des personnes interrogées.

Groupes de discussion

Les groupes de discussion sont des discussions de groupe menées en personne avec un nombre limité de parties prenantes pour obtenir des informations sur les points de vue et les expériences sur un même sujet. Les groupes de discussion peuvent être très utiles pour planifier une évaluation des besoins, car ils permettent de recueillir plusieurs points de vue et de connaître les attitudes et les croyances. Cependant, cette méthode risque d’amener les membres à reprendre les idées et les déclarations des autres et à n’obtenir des informations que des membres les plus directs du groupe de discussion.

Qu’est-ce qu’un outil d’évaluation des besoins ?

Réalisez des enquêtes numériques lors de l’évaluation de vos besoins afin de recueillir des informations approfondies de manière efficace et efficiente. Réalisez des enquêtes de manière flexible avec un appareil mobile ou une tablette. Remplacez les formulaires d’enquête papier pour éliminer les risques de perte de données précieuses.

SafetyCulture (iAuditor) de SafetyCulture est une application polyvalente de listes de contrôle et d’inspections qui peut aider les chefs de projet à effectuer une évaluation des besoins afin de répondre aux besoins et aux lacunes du projet pour atteindre les objectifs avec succès.

Avec SafetyCulture (iAuditor) , vous pouvez :

• Partager les formulaires d’enquête sur l’évaluation des besoins numériques avec les publics respectifs au sein de l’organisation ;
• Remplir et compléter facilement les formulaires d’évaluation des besoins à l’aide d’un appareil mobile ou d’une tablette ;
• Générer automatiquement des rapports d’enquête et d’évaluation des besoins une fois l’enquête terminée et les sauvegarder en ligne en toute sécurité dans le cloud. Y accéder à tout moment, n’importe où, quand vous en avez besoin. Visualisez un exemple de rapport pdf d’évaluation des besoins ici;
• Utiliser l’analytique pour mieux mesurer et analyser les rapports d’enquête

Pour vous aider à démarrer, nous avons fourni 4 grilles d’évaluation des besoins que vous pouvez télécharger et personnaliser en fonction de vos besoins.