Qu’est-ce qu’une fiche de réception des marchandises ?
Une fiche de réception est un document qui enregistre ce qui a été livré, quand et qui l’a reçu. Parfois appelé rapport de réception ou liste de contrôle de réception, elle est généralement remplie par le personnel de réception d’une entreprise et partagé ensuite avec l’équipe de réception, l’équipe de comptabilité et d’autres responsables.
Pourquoi est-ce important ?
Les procédure de réception des marchandises sont souvent utilisées par les gestionnaires d’entrepôt ou d’inventaire pour suivre l’afflux de marchandises entrant. Les fiches de procédures de réception des marchandises fonctionnent de la même manière qu’un bon de réception ou un bon de livraison. L’une des principales raisons d’utiliser des registres de réception est de s’assurer que tout ce qui a été payé est arrivé à temps et en bon état, et que la quantité et le type de marchandises reçues correspondent aux attentes.
De même, la fiche de procédure de réception des marchandises peut servir de reçu ou de preuve d’une transaction réalisée entre entreprises. Elle peut être utilisée pour aider à identifier les articles manquants ou les marchandises à retourner car la fiche contiendra les détails des produits livrés. Les articles manquants, en particulier, peuvent affecter la gestion des stocks, car ils peuvent provoquer une rupture de stock s’ils ne sont pas pris immédiatement. Cela pourrait entraîner une perte de temps et d’argent, car le personnel serait occupé à pallier les manques inattendus.
Une fiche de procédure de réception des marchandises est également utilisée pour faciliter la gestion des stocks. Outre les articles manquants, un registre de réception peut également être utilisé pour suivre les dates de péremption, ce qui est particulièrement utile pour les inventaires alimentaires.
Dans certains cas, le service comptable d’une entreprise peut également se référer aux fiches de temps en temps pour s’assurer que les articles payés arrivent, aider à calculer les dépenses passées et futures, et examiner s’il faut apporter des changements à leurs finances afin de tenir compte de leurs fournitures. Les journaux de réception peuvent également contribuer au contrôle de la qualité, car ils permettent de documenter l’état des articles reçus avant qu’ils ne soient stockés dans un entrepôt. Ainsi, les marchandises endommagées peuvent être renvoyées ou éliminées facilement, et des achats supplémentaires peuvent être effectués si nécessaire.
Éléments d’une fiche de procédure de réception des marchandises
Une fiche de procédure de réception des marchandises typique comporte les éléments suivants :
- la date et l’heure de réception de la livraison ;
- qui a livré les marchandises ;
- le mode de transport utilisé ;
- les articles reçus ;
- combien de chaque temps a été reçu ;
- une preuve d’achat ou d’expédition ;
- l’état des articles reçus ; et
- le nom de la ou des personnes qui reçoivent les articles.
Pour des raisons d’archivage, il arrive que le chef du personnel récepteur doive également signer le registre de réception une fois qu’il lui a été transmis. D’autres personnes peuvent également être tenues de signer, comme la personne chargée de livrer les marchandises, afin que les deux parties soient au courant de l’état des articles livrés.
Dans certains cas, les journaux de réception peuvent également être utilisés comme formulaire de rapport d’incident. Dans ce cas, la fiche doit comporter des champs à remplir par le personnel d’accueil pour les accidents éventuels survenus pendant le transport ou à l’arrivée, qui peuvent ensuite être envoyés aux services compétents pour être traités.
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