Qu’est-ce qu’un audit de projet ?
Un audit de projet est une évaluation de l’état d’un projet par rapport à des critères de réussite prédéfinis. Il permet de découvrir les problèmes et les opportunités pour les projets existants et futurs. Il est généralement réalisé pour des projets complexes impliquant le bâtiment et la construction, l’ingénierie et la conception, le développement informatique et logiciel et la restructuration organisationnelle. Il est réalisé par des gestionnaires de projet ou des auditeurs externes et implique souvent des entretiens approfondis avec les membres de l’équipe de projet et les parties prenantes.
Principaux types d’entretiens à mener lors d’un audit de projet
La clé pour réaliser un audit de projet efficace est de mener des entretiens ciblés avec les bonnes personnes. Voici les trois principaux types d’entretiens généralement menés lors d’un audit de projet :
- Avec les sponsors et les gestionnaires de projet
Les sponsors et les gestionnaires de projet jouent tous deux un grand rôle dans la définition d’objectifs de projet et de critères de réussite réalistes. Les entretiens approfondis doivent aborder les points suivants :- Budget et estimations des coûts
- Charte de projet, portée et autres planifications nécessaires
- Échéancier du projet et horaires des équipes
- Qualité et gestion des risques
- Processus de rapport et de suivi
- Processus de communication avec les clients, les vendeurs et les parties prenantes
- Documentation appropriée et tenue de dossiers
- Avec les membres de l’équipe de projet
Les membres de l’équipe de projet sont responsables sur le terrain des activités quotidiennes et de la réalisation du projet. Les entretiens doivent porter sur leurs sujets de préoccupation, les défis d’exécution et les possibilités d’amélioration. Discutez des points suivants :-
leur compréhension de l’ensemble des objectifs du projet et de leurs objectifs individuels
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Communication des membres de l’équipe de projet
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Fournitures d’équipement
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Pratiques de sécurité
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Processus de rapport et de suivi
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Préoccupations générales concernant l’exécution des projets
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Difficultés à réaliser les tâches fixées
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Possibilités d’amélioration
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- Entretien avec les parties prenantes du projet
Les parties prenantes du projet sont des individus, des groupes ou des organisations qui pourraient affecter ou être affectés par l’avancement et/ou l’achèvement du projet. Les parties prenantes apportent leur expertise, augmentent la réussite du projet et, surtout, permettent l’acceptation du projet. Les entretiens avec les parties prenantes du projet sont essentiels pour aborder les sujets suivants :- Questions générales à traiter
- Objectifs organisationnels à atteindre
- Résultat attendu de l’emploi
- Membres des groupes de parties prenantes qui seront impliqués
- Rôles et responsabilités des parties prenantes
- Échéancier et prochaines étapes du processus
Éléments d’un bon questionnaire d’entretien d’audit de projet
Un bon questionnaire d’entretien pour l’audit d’un projet doit porter sur des domaines essentiels pour la conformité, l’efficacité et la réussite du projet. Il devrait aider les équipes de gestion de projet à évaluer les ajustements qu’elles doivent faire ou les processus qu’elles doivent calibrer. Voici quelques exemples de questions à poser dans un questionnaire d’audit de projet :
- Le budget est-il suffisant pour toute la durée du projet ?
- Comment les objectifs du projet sont-ils déterminés ?
- Comment les employés sont-ils formés pour atteindre les buts/objectifs du projet ?
- Quels processus/outils sont en place pour aider à atteindre les objectifs ?
- Comment les progrès par rapport aux objectifs sont-ils communiqués à l’organisation ? Comment les progrès sont-ils mesurés ?
- Comment suivre les progrès réalisés en matière de conformité ?
- Comment identifier un processus ou un produit non conforme ? Comment s’adresser aux équipes concernées en cas de non-conformité ?
- Comment sont évités les problèmes liés aux processus, à la qualité, aux groupes internes/externes du projet ? S’il y a des problèmes existants, comment sont-ils traités ?
- Comment mesurer la maturité d’un projet ?
- Comment sont conservés les documents et autres registres appropriés ?
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- Prendre un nombre illimité de photos comme preuves des défis et des opportunités du projet.
- Recueillir les signatures électroniques nécessaires
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