Qu’est-ce qu’un ordre de travail ?
Un ordre de travail est utilisé pour autoriser l’entretien, la réparation ou d’autres types de travaux confiés à une personne ou à un groupe de personnes ayant les connaissances et les compétences appropriées. Il permet d’enregistrer les détails du client, les principales tâches et les délais, ainsi que les coûts des services et du matériel. Les formulaires de ordres de travail sont couramment utilisés dans le secteur des services sur le terrain pour attribuer et communiquer les détails du travail aux techniciens de terrain. Une documentation appropriée des demandes des clients permet de suivre l’avancement des travaux, de programmer et d’allouer les ressources nécessaires à la maintenance et d’éviter les litiges.
Ordre de travail : 6 composantes essentielles
Les modèles d’ordres de travail ont des composantes variables en fonction de leur objectif. Toutefois, pour éviter les divergences et les retards dans les projets, il convient de ne pas négliger certains éléments.
- Description du travail demandé
Les modèles d’ordres de service doivent comporter une description claire de la manière de réaliser la tâche requise. Pour éviter les divergences et les reprises, il doit inclure le service exact requis, les pièces ou matériaux spécifiques nécessaires et/ou le résultat final souhaité. - Nom de la personne/service chargé d’accomplir le travail demandé
Les personnes ou services autorisés par le client à effectuer les travaux requis sont énumérés ici. Selon la gravité et l’ampleur de la tâche, il peut s’agir d’une seule personne, d’un groupe de personnes ou d’un service entier. Toutes les personnes ou tous les services énumérés ici doivent faire l’objet d’un accord avant que le travail ne soit effectué. - Informations sur les clients et disponibilité
Le nom complet du client, ses coordonnées et son calendrier de disponibilité sont indiqués dans le formulaire de commande de travail afin que le technicien/la personne chargée du travail puisse communiquer ses préoccupations au client ou lui demander des informations supplémentaires si nécessaire. - Coût des travaux et des matériaux requis
Les prix des matériaux et des services doivent être inclus dans le formulaire de commande de travail afin de fixer correctement les attentes des deux parties. La plupart des formulaires de commande de travaux comprennent également une ventilation des coûts tels que les taxes, le montant total et le montant partiel. - Calendrier et échéancier
Les délais doivent être convenus dès le départ par le client et la personne/service effectuant le travail afin de gérer leurs attentes et de permettre l’allocation du budget. Un travail qui prend trop de temps ou qui ne respecte pas les délais peut entraîner un dépassement du budget. Un calendrier aide les deux parties à suivre les heures de travail passées et à gérer les coûts. - Signature autorisée
Les signatures des signataires autorisés font office de cachet d’approbation et habilitent les personnes ou services désignés à effectuer les travaux requis. Un ordre de travail signé indique un accord entre le client et la personne ou le service assigné concernant les détails indiqués dans le formulaire.
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