Checklisten-Vorlagen: Hotel

Hier finden Sie kostenlose Vorlagen für Hotel-Checklisten: Von Rezeption und Check-In über Zimmerkontrolle und Zimmerreinigung bis hin zu Housekeeping und Brandschutz.

Published 26 Aug 2022

Warum Sie unsere Hotel-Checklisten verwenden sollten:

Eine Checkliste für die Qualitätssicherung in Hotels ist ein wirkungsvolles Instrument zur Bewertung der Qualität von Hoteldienstleistungen. Es deckt alle Aspekte des Hotelbetriebs ab: Von den Zimmern und Einrichtungen über das Personal und die Dienstleistungen bis hin zum Kundenerlebnis - sprich dem Wohlfühlfaktor der Gäste. Vereinfachen Sie mit diesen Vorlagen für Hotel-Checklisten (und unserer Inspektions-Software) Ihre Zimmer- und Reinigungskontrollen, beseitigen Sie Mängel umgehend, halten Sie Qualitätsstandards zuverlässig ein und verbessern Sie als Folge die allgemeine Kundenzufriedenheit. Denn nur zufriedene Gästen kommen wieder - und empfehlen vor allem weiter!

In diesem Artikel besprechen wir die folgenden Themen:

Was ist eine Hotel-Checkliste?

Eine Hotel-Checkliste ist ein Instrument, das zur Überprüfung und Verbesserung der Qualität von Hoteleinrichtungen und -dienstleistungen eingesetzt wird. Führen Sie regelmäßige Inspektionen durch und halten Sie das Hotelpersonal auf dem Laufenden über seine Aufgaben. Überprüfen Sie außerdem, ob diese in weiterer Folge auch ordnungsgemäß erledigt wurden. Ein ausgezeichnetes Serviceniveau erhöht nicht nur die Kundenbindung, sondern führt auch zu mehr positiven Bewertungen und Weiterempfehlungen.

Was ist Qualitätssicherung im Hotel?

Das Qualitätsmanagement in der Hotelbranche ist die Grundlage für die Erbringung von hervorragenden Leistungen. Schließlich dient sie als Nachweis darüber, dass ein Hotel seine Gäste während ihres Aufenthalts gut betreut. Bei der Überprüfung der Dienstleistungsqualität beinhaltet es deshalb strenge Kontrolle aller Betriebsebenen:

  • Angefangen von der Betreuung der Gäste
  • über die Reinigung und Wartung,
  • das Housekeeping und die Zimmerkontrolle
  • bis hin zu Ausbildung und Verwaltung des Personals.

Hotelmanager können mit Hilfe von Vorlagen für Qualitätsziele feststellen, ob ihr Haus den Branchenstandards entspricht. Bei diesen Prozessen wird nicht nur bewertet, inwieweit es die Qualitätsstandards erfüllt – es werden des Weiteren auch Schwachstellen aufgezeigt und Bereiche ermittelt, in denen Verbesserungspotential besteht.

Die erfolgreiche Umsetzung von QS-Standards beginnt mit der Verpflichtung der Unternehmensleitung, die Qualitätsleistung auf allen Ebenen zu messen. Dazu bietet sich die Verwendung von Hotel-Checklisten optimal an.

Warum das Qualitätsmanagement in Hotels so wichtig ist?

Qualität ist der Schlüssel zum Erfolg in der Hotellerie. Die Sicherstellung von dieser beginnt mit der Festlegung und Umsetzung von Qualitätsstandards. Diese helfen Managern gleichermaßen wie Mitarbeitern ihre Leistungen zu überwachen, zu messen und zu verbessern. Mit regelmäßigen Qualitätskontrollen heben Sie das Kundenerlebnis auf ein neues Niveau.

Ein qualitativ hochwertiger Service führt zu höherer Kundenzufriedenheit, positiven Bewertungen, mehr Empfehlungen und einem guten Ruf Ihrer Marke.

Was sollte eine Checkliste zur Qualitätssicherung im Hotel enthalten?

Eine Checkliste für die Qualitätssicherung dient der Bewertung der Qualität von Hoteldienstleistungen. Um ihnen bei der Erstellung einer solchen unter die Arme zu greifen, haben wir Ihnen an dieser Stelle deren wesentliche Bestandteile aufgeführt:

Gastfreundschaft

Der freundliche und zuvorkommende Umgang mit den Gästen ist für den Erfolg eines Hotels von größter Bedeutung. Schon das Auftreten des Personals an der Rezeption vermittelt diesen einen ersten Eindruck von dem, was sie in weiterer Folge erwartet. Und wie wir alle wissen, ist der erste Eindruck entscheidend. Daher sollte die Hotel-Qualitätssicherung ebenso Schulungen des Personals, die korrekte Körperpflege und Präsentation sowie den Umgang mit Beschwerden und Problemen umfassen.

Hotelzimmer

Diese sind die Grundlage jedes Hotels. Schließlich ist es das, wofür die Gäste zahlen – ein ordentlicher, ruhiger Ort, an dem sie sich nach einem langen Tag erholen können. Sorgen Sie also für saubere und gemütliche Zimmer, indem Sie sie regelmäßig Zimmerkontrollen durchführen. Achten Sie darauf, dass Sie dabei sowohl die Matratzen, als auch die Bettwäsche, die Schränke und die Verbrauchsmaterialien wie die Hygieneartikel überprüfen.

Anlagen und Einrichtungen

Hierunter fallen Außenbereiche, Swimmingpools, Sportplätze, Restaurants, Parkplätze usw. Diese beeinflussen die Eindrücke der Gäste während ihres Aufenthalts in einem Hotel ebenso nachhaltig. Deshalb gilt auch hier: Halten Sie diese Bereiche jederzeit ordentlich, sauber, ansprechend und funktional – Regelmäßige Kontrollen miteingeschlossen. Mit Hilfe einer Checkliste für die Hotelwartung können Ihre Housekeeping-Teams solche Inspektionsrundgänge rasch, einfach und effizient durchführen.

Ankunftsbericht

Ein Ankunftsbericht ist ein Dokument, in dem alle relevanten Informationen über den Besuch eines Hotelgastes erfasst werden – und zwar noch vor seiner Ankunft. Er hilft dem Hotelpersonal dabei, genügend Zeit dafür zu haben, die Zimmer vorzubereiten und etwaige Sonderwünsche zu erfüllen. Dieser Bericht gibt auch wertvolle Einblicke in die Qualität der Dienstleistungen, welche die Gäste bei ihrer Ankunft erwarten.

Um den Hotelmanagern und -mitarbeitern die Vorbereitungen zu erleichtern, sollte der Ankunftsbericht zumindest die folgenden Informationen enthalten:

Daten der Gäste

Die Gästedaten sollten Informationen wie den vollständigen Namen und die Kontaktdaten, das Reservierungsdatum sowie Datum und Uhrzeit der Ankunft und Abreise enthalten.

Details zur Reservierung

Diese können Reservierungsnummer, Status, Zimmernummer, -typ und -preis umfassen.

Zusätzliche Informationen

Weitere Informationen, die auf einem Ankunftsbericht zu finden sind, können Notizen des Hotelpersonals über den Ablauf des Aufenthalt oder besondere Anweisungen und Wünsche des Gastes sein.

Warum Effizienz bei der Zimmerkontrolle entscheidend ist

Die Zimmerkontrolle ist eine Kernaufgabe des Housekeeping-Managements, die sicherstellt, dass diese den Hotelstandards entsprechen, bevor sie den nächsten Gästen übergeben werden.

Die Housekeeping-Teams müssen jedoch mit einem begrenzten Personalbestand auskommen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Zimmerinspektionen nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Schließlich wollen schon die nächsten Gäste einchecken – und zwar so schnell wie möglich. Daher ist die Effizienz der Inspektion für Housekeeping-Manager von entscheidender Bedeutung, um die zunehmend hohen Erwartungen der Gäste zu erfüllen und diesen ein rundum zufriedenstellendes Erlebnis zu bieten.

Welchen Sinn hat die Verwendung von digitalen Checklisten für den Reinigungsplan von Hotelzimmern? Mit der Hilfe von neuen Technologien können die Inspektoren ihre Arbeit schneller, besser und effizienter erledigen – sowie vor allem sicherstellen, dass nur einwandfreie Zimmer an neue Gäste übergeben werden.

Eine digitale App für die Zimmerkontrolle: Das moderne Werkzeug für effizientes Housekeeping

In dem Bestreben, einen schlanken und effizienten Prozess für die Inspektion von Hotelzimmern zu schaffen, spielen technische Hilfsmittel eine immer wichtigere Rolle im Housekeeping. Vor allem Apps für die Zimmerkontrolle sind dabei ein echter Gamechanger. Diese bieten verschiedene Vorteile und hilfreiche Funktionen, um den täglich steigenden Anforderungen der Gäste gerecht zu werden:

Mobil

Mit einer solchen App lassen sich die Zimmerkontrollen fast wie nebenbei durchführen – oft mit nur einer Hand. Sie kann auch als digitale Checkliste für die Einhaltung des Reinigungsplans und der täglichen Zimmerreinigung durch die Hausdame dienen. Dadurch stellen sie sicher, dass diese keine wichtigen Aufgaben verpassen. Hotelmanager können die App auch bei der Durchführung von Qualitäts-Audits verwenden, um sicherzustellen, dass bei jeder Inspektion die exakt gleichen Standards eingehalten werden.

Vielseitig

Eine App zur Zimmerkontrollen passt ebenso perfekt zu anderen Anforderungen im täglichen Hotelbetrieb. Neben den Checklisten für die Hotelreinigung kann so ein Tool noch eine Vielzahl weiterer Qualitätsprozesse automatisieren. Dazu gehören z. B. die Erstellung von Arbeitsaufträgen, die Planung von Gebäudeinspektionen und Sicherheitskontrollen.

Datengesteuert

Apps für die Hotelzimmerinspektion stellen die erhobenen Daten effizient und leicht verständlich für Sie zusammen. So können Sie Problembereiche schnell erkennen und rechtzeitig Korrektur- und Präventivmaßnahmen ergreifen. Nutzen Sie diese Funktion außerdem, um Leistungskennzahlen festzulegen und die Produktivität jeder einzelnen Abteilung zu verfolgen.

Grundlage für Leistungsbewertungen und Vergütungen

Die Ergebnisse der Qualitätskontrollen bieten eine solide Grundlage für Leistungsbewertungen. Anhand dieser Daten können Sie einerseits Mitarbeiter unterstützen, die Schwierigkeiten dabei haben, die an sie gestellten Anforderungen zu erfüllen. Sowie auf der anderen Seite diejenigen belohnen, welche die Erwartungen erfüllen – oder sogar übertreffen. Geben Sie Anreize (z. B. eine zusätzliche Vergütung pro Stunde oder eine frühere / längere Pause) um die Qualitätsziele bei der Arbeit einzuhalten.

iAuditor-Software mit Vorlagen für Hotel-Checklisten

iAuditor von SafetyCulture ist ein mobiles Checklisten-Tool für Hotels, das Housekeeping-Teams bei der Durchführung gründlicher Zimmerkontrollen unterstützt. Es hilft ihnen, eine schnellere Durchlaufzeit für die tägliche Reinigung der Hotelzimmer zu erreichen ohne, dass dabei die Qualität der Arbeit beeinträchtigt wird. Mit unser intuitiven Softwarelösung versetzen Sie ihre Mitarbeiter in die Lage, die Arbeitseffizienz zu verbessern und dabei gleichzeitig die Zimmer so vorzubereiten, dass sie bei den Hotelgästen den perfekten ersten Eindruck hinterlassen.

iAuditor hilft Ihnen und Ihrem Housekeeping-Personal dabei:

  • Verringern Sie den Zeitaufwand der Zimmerreinigung durch das Erstellen intelligenter Prüfungsformulare.
  • Erfassen Sie Foto- und Videobeweise von Problemen und verbesserungswürdigen Zuständen und versehen Sie diese mit Kommentaren.
  • Übermittlung umfassender Berichte an Vorgesetzte und die Hotelverwaltung nach Abschluss der Inspektion.
  • Einfache Einrichtung von Erinnerungen für Aufgaben an alle (oder auch nur bestimmte Mitarbeiter) mithilfe der Heads-Up-Funktion.
  • Optimierung der täglichen Arbeitsabläufe: Von der Planung von Inspektionen bis zur Zuweisung von Korrekturmaßnahmen.
  • Verbessern Sie die Effizienz von Zimmerkontrollen und Housekeeping mit der Funktion Analysen.

Da sich die Erwartungen und Ansprüche der Gäste im Laufe der Jahre weiterentwickeln, können diese heutzutage ohne ein organisiertes und automatisiertes System oft nicht mehr erfüllt werden – oder zumindest nicht mehr zufriedenstellend. Mit einer Checklisten-App (inklusive anwendungsbereiter Vorlagen) für die Kontrolle und Reinigung von Hotelzimmern bleibt Ihrem Personal mehr Zeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die Zimmer für den perfekten Empfang der neuen Gäste vorzubereiten.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir Ihnen im Folgenden einige der wichtigsten Vorlagen für Hotel-Checklisten zusammengestellt. Diese können Sie vollkommen kostenlos herunterladen und danach völlig frei verwenden – oder auch genauso frei an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen. Ganz ohne Verpflichtung – ganz ohne Programmierkenntnisse.