Was ist ein Untersuchungsbericht? (Definition)
Ein Untersuchungsbericht ist ein Dokument, in dem die Ergebnisse einer Untersuchung festgehalten werden. Eine solche kann durch eine formelle Beschwerde, einen unvorhergesehenen Zwischenfall oder einen Unfall ausgelöst werden. In ihm erfassen die ermittelnden Personen den Sachverhalt, sammeln Beweise, analysieren die zugrundeliegenden Vorgänge und formulieren eine Schlussfolgerung. Ein Untersuchungsbericht sollte möglichst objektiv und unparteiisch sein, sowie sich auf Beweise und nicht auf die Meinung eines Ermittlers oder der beteiligten Parteien stützen.
Was ist der Zweck eines Untersuchungsberichts?
Ein Untersuchungsbericht ist wichtig, weil er den Entscheidungsträgern die Fakten liefert, die sie für die Festlegung der weiteren Vorgehensweise benötigen. Mit ihm soll außerdem sichergestellt werden, dass ein Vorfall zeitgerecht, umfassend und detailliert untersucht wird. Nicht nur aber vor allem bei Zwischenfällen am Arbeitsplatz.
4 Elemente, die auf jeden Fall in einem Untersuchungsbericht enthalten sein sollten
Wie hilfreich ein Untersuchungsberichts am Ende ist, liegt im Wesentlichen an seiner Struktur. Diese ermöglicht es, Untersuchungsberichte möglichst einheitlich zu gestalten und dadurch den Zeit- sowie Arbeitsaufwand für Vorbereitung und Erstellung zu verringern. Ein optimaler Untersuchungsbericht sollte dabei Folgendes enthalten:
- Informationen zur Identifizierung des Falls: Dies bezieht sich auf fallspezifische Informationen wie die mit der Untersuchung betraute Stelle, den Namen des zugewiesenen Untersuchungsbeauftragten, die Fallnummer und das Datum, an dem der Fall jeweils angelegt und abgeschlossen wurde (falls zutreffend).
- Informationen über den Gegenstand der Untersuchung und die Informationsquelle: Ein Untersuchungsbericht enthält entweder beide oder nur einen dieser Abschnitte. Beachten Sie, dass mit dem Gegenstand der Untersuchung auch ein Beschuldigter und mit der Informationsquelle ein Kläger gemeint sein kann. Beide Abschnitte enthalten jedoch dieselben Informationen – nämlich Name, E-Mail, Kontaktinformationen, Arbeitsort, Abteilung und Funktion.
- Einzelheiten zum Vorwurf: In diesem Abschnitt wird angegeben, um welche Art von Vorwürfen es sich handelt. Handelt es sich um eine Beschwerde, einen Verstoß, einen Zwischenfall oder einen Unfall. Dieser Abschnitt sollte Einzelheiten über die ursprüngliche Beschwerde enthalten, wie z. B. Beweise und Aussagen, in denen die folgenden Fragen geklärt werden: Was ist wann und wo passiert, wer ist das Opfer usw.
- Schlussfolgerung: Nach Durchsicht und Analyse der gesammelten Informationen formuliert der Ermittler eine Schlussfolgerung und gibt an, ob der Fall begründet, unbegründet oder nicht schlüssig ist.
Hier können Sie ein Beispiel sowie eine Vorlage für einen Untersuchungsbericht herunterladen.
Wie Sie in 3 einfachen Schritten einen detaillierten Untersuchungsberichts verfassen
Eine Untersuchung ist ein schrittweises Verfahren zur Ermittlung von Informationen zu einem Zwischenfall. Ohne eine ordnungsgemäße Dokumentation in Form eines offiziellen Untersuchungsberichts kann jedoch kein klares Bild von den Ereignissen erstellt werden. Um sicherzustellen, dass am Ende der Untersuchung alle Fakten, Zeugenaussagen und Beweise für eine spätere Analyse zusammengetragen wurden, sollte ein Ermittler drei wesentliche Schritte befolgen.
Schritt 1: Beginnen Sie mit dem, was Sie wissen
Der Untersuchungsbeauftragte sollte die Informationen über die Person (Auskunftsperson oder beschuldigte Person) und die Einzelheiten der Beschwerde aufzeichnen. Notieren Sie sich spezifische Beschreibungen wie Zeiten, Daten und Orte, um den Sachverhalt weiter zu klären.
Beispiel: Alicia Bates behauptet, dass Clark Nichols, ein Lohnbuchhalter, seinen Stundenzettel gefälscht hat. Alicia behauptet, dass ihr eine Diskrepanz auffiel, als sie die Zeiterfassungsbögen in Vorbereitung auf die Gehaltsabrechnung für Januar 2019 überprüfte. Am 4. Februar forderte Alicia Clark deshalb auf, diese Diskrepanzen schriftlich zu erklären. Dabei musste sie jedoch feststellen, dass seine Erklärungen nicht mit den von ihm angegebenen Stunden übereinstimmten.
Schritt 2: Machen Sie sich selbst ein Bild von dem Vorfall
Die Analyse von Beweisen kann die Behauptungen beider Parteien bestätigen. Der Ermittler sollte greifbare Beweise wie Bildmaterial, E-Mails, Dokumente oder physische Gegenstände sammeln und Ermittlungsgespräche dokumentieren. Diese Informationen sollten danach gemeinsam analysiert werden, um die relevanten Fakten zu ermitteln, die Glaubwürdigkeit strittiger Aussagen zu bewerten und irrelevante Sachverhalte auszuschließen.
Beispiel: Aus den Videoaufzeichnungen geht hervor, dass Clark zu den Zeiten, die er auf seinem Stundenzettel angegeben hat, nicht im Büro war. Ich habe Clark am 11. Februar befragt, und er hat die Vorwürfe bestritten. Er sagte, dass er manchmal schon um 4 Uhr morgens anfange und um 8 Uhr morgens in einer örtlichen Fastfood-Kette frühstücke, was seine Abwesenheit erkläre. Clark suchte die Hilfe eines anderen Lohnbuchhalters, Alfred Mariano, um sein Verhalten zu vertuschen. Ich habe Alfred am 12. Februar befragt, und er sagte diesbezüglich aus, dass er Clark normalerweise erst nach der Mittagspause im Büro sieht.
Schritt 3: Formulierung einer Schlussfolgerung
Geben Sie die Schlussfolgerung an, zu der Sie auf der Grundlage der vorliegenden Informationen und Beweise gelangt sind. Am Ende des Berichts sollte der Untersuchungsbeauftragte angeben, ob die Angelegenheit begründet, unbegründet oder nicht schlüssig ist.
Beispiel: Es liegen eindeutige Beweise dafür vor, dass die betreffende Person ihren Stundenzettel gefälscht hat, was einen Verstoß gegen Abschnitt 3 des Verhaltenskodex des Unternehmens darstellt. Der Beschwerde wird daher stattgegeben.
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