Was ist eine Checkliste Projektmanagement?

Eine Checkliste Projektmanagement ist ein Dokument, das von Projektteams als Struktur für die Standardisierung von Projektmanagement-Prozessen verwendet wird. Mit einer Projektmanagement-Vorlage brauchen Projektteams keine neuen Dokumente auf Ad-hoc-Basis erstellen und können so die Effizienz des Projekts verbessern.

Dieser Artikel gibt eine kurze Übersicht über:

• die Vorteile einer Checkliste Projektmanagement;

• Phasen des Projektmanagements;

• die Verwendung von Projektmanagement-Vorlagen in den verschiedenen Phasen;

• Projektmanagement-Software für ein reibungsloses Projekt Verfahren und

• kostenlose digitale Projektmanagement-Vorlagen zur Verwendung für die gesamte Projektdauer

Warum sollten Sie eine Checkliste  Projektmanagement benutzen?

Eine Checkliste Projektmanagement hilft Projektleiter*innen in allen Branchen, ihre Projekte besser zu verwalten. Diese Hilfsmittel helfen ihnen,Fallstricke im Projektmanagement zu vermeiden, wie z. B. schlechte Projektplanung, schwaches Ressourcenmanagement und ineffektive Kommunikation, die fast zwei Drittel aller Projekte scheitern lassen. Außerdem helfen die Projektmanagement-Vorlagen Projektleiter*innen bei Folgendem:

Verbesserung der Kommunikation auf allen Managementebenen

Kommunikation mag elementar klingen, aber sie ist wohl das wichtigste Element des Projektmanagements, das oft fehlt. Tatsächlich nannten bei einer Web-Umfrage 28 % von mehr als 1.000 Befragten schlechte Kommunikation als Hauptursache für das Scheitern von Projekten. Die Verwendung von Projektmanagement-Vorlagen ermöglicht es Projektleiter*innen, alle Kommunikationsanforderungen eines Projekts zu berücksichtigen und eine Kommunikationsstrategie zu planen, die die Zusammenarbeit zwischen allen Ebenen des Projektteams fördert.

Genaue Abgrenzung von Projekten und Zuweisung der passenden Mittel

Als zweithäufigste Ursache für das Scheitern von Projekten wird eine schlechte Ressourcenzuweisung oder ein schlechter Zuweisungs- und Planungsprozess der besten verfügbaren Projektressourcen genannt. Mit einer Projektmanagement-Vorlage (z.B. einer Projekt-Charter-Vorlage) ist es einfacher, zu einem einheitlichen Prozess zu gelangen, bei dem die Projekte in der gesamten Organisation erfasst werden und vor dem Start sichergestellt wird, dass die richtigen Ressourcen identifiziert und zugewiesen werden.

Zeitersparnis und termingerechtes Erreichen von Projektmeilensteinen

Das anfängliche Einrichten eines Projekts kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn Projektmanager*innen für jedes neue Projekt stets Vorlagen für den Projektmanagementplan erstellen müssen. Die Verfügbarkeit von Projektmanagement-Vorlagen kann von Anfang an zu einer erheblichen Effizienzsteigerung beitragen, da der umfangreiche Zeitaufwand für Überlegungen, was in der Vorlage enthalten sein sollte und was nicht, entfällt.

Reduziertes Risiko

Projektmanager wissen, dass alle Projekte Risiken haben (z. B. Verzögerungen, Zeitplankonflikte, Notfälle, zufällige Ereignisse und Kundenrevisionen), erkennen aber auch, dass Risiken identifiziert und beherrscht werden müssen, damit negative Auswirkungen auf das Projekt minimiert werden. Eine Projektrisikomanagement-Vorlage kann z. B. als Leitfaden für Manager*innen dienen, damit diese wissen, worauf sie sofort achten müssen, das Niveau eines identifizierten Risikos einschätzen können und das Risiko einer verantwortlichen Person zuweisen können.

Stärkeres Streben nach dokumentierten Vorgängen

Die Verwendung einer Projektmanagement-Vorlage verdeutlicht die Notwendigkeit gut dokumentierter und archivierter Arbeitsabläufe. Jederzeit verfügbare, gesicherte Daten können für den Erfolg laufender und zukünftiger Projekte von entscheidender Bedeutung sein. Die Vorlage kann alle relevanten Informationen enthalten, auf die Interessierte leicht zugreifen und auf die sie zurückgreifen können, um ihre Projekte erfolgreich durchzuführen.

Checkliste Projektmanagement: 5 Phasen

Das Project Management Institute (PMI) hat ursprünglich fünf Phasen des Projektmanagements definiert:

Projekt-Einleitungsphase

In dieser Phase wird ein Projekt formell gestartet, benannt und auf breiter Ebene definiert. Projektsponsoren und andere wichtige Interessenvertreter*innen entscheiden sorgfältig im Rahmen von Due Diligence darüber, ob sie sich auf ein Projekt festlegen oder nicht. Je nach Art des Projekts werden Machbarkeitsstudien durchgeführt. Oder, wie es bei einem IT-Projekt erforderlich sein kann – in dieser Phase werden Anforderungserhebung und -analyse durchgeführt. In der Baubranche wird in dieser Phase eine Projektcharter abgeschlossen.

Projektplanungsphase

In dieser Phase beginnt die Erstellung eines Projektmanagementplans, der die Kosten, den Umfang, die Dauer, die Qualität, die Kommunikation, das Risiko und die für ein Projekt erforderlichen Ressourcen berücksichtigt. In dieser Phase werden unter anderem oft der Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) erstellt, die Ergebnisse und Aufgaben definiert, Meilensteindiagramme erarbeitet und Kommunikationsmodi festgelegt.

Projektausführungsphase

In dieser Phase wird ein Projektergebnis gemäß einem festgelegten Plan entwickelt und abgeschlossen. Aufgaben in dieser Phase umfassen hauptsächlich die Erfassung von Projektmetriken durch Aufgaben wie Statusbesprechungen und Aktualisierungen des Projektstatus, andere Status Protokolle, Personalbedarf und Leistungsberichte.

Projektüberwachungs- und Kontrollphase

Diese Phase findet gleichzeitig mit der Ausführungsphase statt und befasst sich hauptsächlich mit der Messung der Projektleistung und des Projektfortschritts in Übereinstimmung mit dem Projektplan. Verifizierung und Kontrolle des Projektumfangs dienen der Überprüfung und Überwachung auf Scope Creep und die Umorientierung der Kontrolle zur Verfolgung und Verwaltung von Änderungen der Projektanforderungen. Die Berechnung wichtiger Leistungsindikatoren für Kosten und Zeit dient dazu, gegebenenfalls den Grad der Abweichung zu messen, und in diesem Fall werden Korrekturmaßnahmen festgelegt und vorgeschlagen, um ein Projekt auf Kurs zu halten.

Projekt-Abschlussphase

Das Projekt wird formell abgeschlossen. Diese Phase umfasst eine Reihe wichtiger Aufgaben wie die Lieferung des Produkts, die Entlastung von Ressourcen, die Belohnung von Teammitgliedern und die formelle Kündigung von am Projekt tätigen Auftragnehmern.

Was ist SafetyCulture (iAuditor) und wie kann ich SafetyCulture (iAuditor) für ein effizientes Projektmanagement einsetzen?

Herkömmliche, auf Papier gedruckte Projektmanagement-Vorlagen nehmen viel Platz in Anspruch, sind anfällig für Beschädigung und Verlust und – schlimmer noch – können von nicht autorisiertem Personal eingesehen werden. Mit SafetyCulture (vormals iAuditor) können Projektmanager*innen auf einfache Weise digitale Projektmanagement-Vorlagen erstellen, anpassen und für den Rest des Projektteams freigeben – und das alles mit nur wenigen Klicks.  Mit der SafetyCulture (iAuditor)-Projektmanagement-Software können Sie:

• einsatzbereite Projektmanagement-Vorlagen herunterladen, eigene papierbasierte Vorlagen per Smartscan in das digitale Format von SafetyCulture (iAuditor) konvertieren oder mit unseren Smart Forms eigene Vorlagen erstellen;

• über Ihr iOS- oder Android-Mobilgerät oder Ihren Desktop-Computer auf Ihre Projektmanagement-Vorlagen zugreifen und Daten bearbeiten, auch wenn sie offline sind;

• Fotos aufnehmen, mit Anmerkungen versehen und zum einfachen Verweis an Ihre Projektmanagement Vorlage anhängen;

• automatisch professionelle Berichte erstellen und sie digital an die wichtigsten Interessengruppen weitergeben, um eine effiziente Kommunikation für die Entscheidungsfindung zu erleichtern; und

• für die sichere Aufbewahrung und den einfachen Zugriff auf Daten über unbegrenzten Cloud-Speicherplatz verfügen.